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Travel Risk e Policy aziendali: un nuovo concetto di Welfare per il personale viaggiante

Travel Risk

La maggior fiducia che si nutre nei confronti del proprio percorso di vita sta inevitabilmente modificando le aspettative dei lavoratori, che guardano al welfare aziendale con una richiesta di servizi sempre più precisa.

L’introduzione al Rapporto 2017 di Welfare Index PMI spiega che “il welfare aziendale è un potente strumento che […] supera la sola logica “economica”, e sempre più necessita dare risposte in chiave “socio-economica”. Con il welfare aziendale, alla “paga al dipendente” si sostituisce un “rapporto con la persona” che considera e asseconda le necessità e i desideri durante le varie fasi della sua vita”.

Aspetti non più marginali del management aziendale, come il comfort e la sicurezza personale del dipendente, riescono ad essere garantiti grazie alla cd “Travel Policy”.

L’importanza della Travel Policy

Obiettivo di una Travel Policy non è solo quello di armonizzare i processi e contenere i costi, ma anche quello di far sì che il dipendente viaggi in completa sicurezza.

Dalle vaccinazioni fino alla formazione personale su come comportarsi sul luogo di lavoro, sono innumerevoli le informazioni rilevanti per l’organizzazione di un viaggio; non solo: la pianificazione e organizzazione del viaggio può essere vista come particolarmente critica in fase autorizzativa precedente all’acquisto, nei processi non omogenei e nelle variabili temporali.
I dettagli nel loro complesso garantiscono un alto livello di sicurezza e la gestione delle autorizzazioni alle trasferte in modalità automatizzata e responsabile agevola notevolmente il governo dei processi aziendali.
In quanto a coinvolgimento in eventi terroristici dei viaggiatori per affari, il pericolo maggiore per le aziende è quello di sottostimare i rischi a cui i propri dipendenti possono essere sottoposti.

Il susseguirsi di eventi drammatici negli ultimi anni ha cambiato il modo in cui le aziende devono affrontare i rischi del proprio personale in viaggio, a prescindere dalle destinazioni: una serena passeggiata per le strade di Londra o sulla via principale di Nizza (un tempo “non a rischio”) non può più essere considerata una normale attività bleisure.
L’ aspetto sanitario viene spesso trascurato, ma considerare prioritaria la salute dei propri dipendenti all’estero è una componente imprescindibile del Duty of Care, che permette di evitare o di ridurre le malattie quando essi rientrano dai viaggi. Avere una corretta visione della sanità globale, informando i propri dipendenti dei rischi sanitari che si corrono visitando determinati Paesi in particolari periodi, è fondamentale affinché vengano prese le necessarie precauzioni e garantito il benessere del patrimonio umano.

Nel caso in cui una minaccia si concretizzi, infine, è essenziale avere a disposizione delle strategie di crisis management efficace, che siano adeguate anche nel caso di eventi isolati, fuori dal campo delle normali aspettative. Una procedura standard deve prima di tutto consentire a tutti i soggetti interessati di comprendere la situazione e di agire al fine di proteggere i collaboratori in trasferta. Regolarmente testato, il programma dovrebbe rispettare le regole della schematicità, della massima semplicità e del monitoraggio: definire precisamente gli eventi che ne presumono l’attivazione, i compiti e le responsabilità di ciascuna persona coinvolta a livello corporate e locale, le modalità per ricorrere all’intervento di realtà esterne all’azienda.

Cenni normativi e spunti di governance in ambito Travel Risk

Quali sono i fondamenti dell’obbligo della tutela del lavoro?

L’art. 2087 c.c. obbliga l’imprenditore ad “adottare ai fini della tutela delle condizioni di lavoro non solo le particolari misure tassativamente imposte dalla legge in relazione allo specifico tipo di attività esercitata, nonché quelle generiche dettate dalla comune prudenza, ma anche tutte le altre misure che in concreto si rendano necessarie per la tutela della sicurezza del lavoro in base alla particolarità dell’attività lavorativa, all’esperienza ed alla tecnica”.

Il Decreto Legislativo n.231/01 ha poi introdotto il concetto di responsabilità per le persone giuridiche, società o associazioni (anche prive di personalità giuridica), per i reati specificatamente previsti da esso e commessi a proprio vantaggio o nel proprio interesse. La novità deriva dall’estensione della responsabilità, non più riconducibile soltanto alla persona fisica che materialmente commette ma anche alla società di cui esso è dipendente. Le sanzioni a carico delle persone fisiche rimarranno nell’ambito di pertinenza del Codice Penale, ma con l’applicazione del decreto 231 si potranno avere sanzioni amministrative a carico della società/ente di appartenenza.

Queste le basi normative sull’argomento, ma come minimizzare l’esposizione al rischio e aderire alle normative vigenti? Bisogna pianificare e mappare tutti i rischi presenti all’interno dell’organizzazione aziendale: l’obbligo del datore di lavoro si declina così in Safety & Security.
Per safety intendiamo l’obbligo ordinario della sicurezza presso la sede di lavoro (valutazione rischi, misure di prevenzione) cui si aggiunge una tutela dai rischi non lavorativi (security).

In ambito safety una sentenza della Cassazione (2026, 2014) intima le aziende ad adottare tutte le misure necessarie a evitare pericolo per il lavoratore, configurando la loro responsabilità in caso di omissione o di non vigilanza dell’adempimento di tali misure.
Nel campo della security il rischio viene ritenuto dalla Cassazione (8486/2013) esteso anche ai pericoli ambientali ed extra lavorativi.
È fondamentale quindi la predisposizione di un sistema di Risk Management e Travel Security che permetta ai trasfertisti di ricevere informazioni e aggiornamenti rendendoli consapevoli e in grado di operare scelte oculate.

Tali attività potrebbero certamente minimizzare l’esposizione al rischio e attivare, in caso di necessità, tutte le possibili variazioni già elaborate in fase di pianificazione attraverso sistemi di intelligence (studio ed elaborazione dei tempi di percorrenza, analisi itinerari alternativi, individuazione di “safe area” da utilizzarsi in casi di attivazione, approfondimento sulle zone cittadine attraversate ecc.).
I briefing pre-viaggio per i dipendenti che viaggiano potrebbero far comprendere in prima persona quali siano gli scenari dove ci si appresta a operare e le zone in cui si è maggiormente “esposti”, invitando i business oriented a prestare attenzione a dettagli che potrebbero rivelarsi fondamentali per prevenire i pericoli.

Infine, redigendo Corporate Policies per la gestione del personale viaggiante, andranno analizzati gli output ottenuti dalle attività di intelligence e valutate le minacce per il capitale umano nell’area, così da definire puntualmente quali rischi mitigare e quali accettare, secondo una logica di costi-benefici.
L’attenta valutazione dei pericoli presenti, abbinata al livello di rischio security di una determinata area, si rende indispensabile per poter scegliere al meglio il dispositivo di sicurezza attiva da dispiegare a tutela del personale e degli altri asset aziendali.

I vantaggi della gestione del Travel Risk attraverso uno strumento informatico d’avanguardia

L’implementazione di policy di sicurezza e di attività di formazione specifica a tutti i livelli è divenuta assolutamente indispensabile, in quanto permette di fornire quante più informazioni possibili ai propri dipendenti.
La sicurezza del proprio personale viaggiante può essere completamente garantita adottando sistemi di Travel Risk Management all’altezza delle proprie esigenze e adattabili a svariati tipi di minacce.

Soluzioni con competenze specialistiche per la gestione dei processi sono fondamentali per organizzare il viaggio in maniera risk oriented: sono infatti presenti sul mercato sistemi per elevare il Security System attraverso processi integrati in grado di abbracciare aspetti puramente formali, sostanziali e in taluni casi operativi. Proprio per questo Sarce ha creato, all’interno del software di gestione trasferte e Note Spese Sarce Travel, connessioni e integrazioni con il sito Farnesina per inviare tutti i dati rilevanti relativi ai viaggi. La gestione di questi dati viene anche resa proattiva, con un aggiornamento dinamico delle tappe di viaggio (itinerario) e creando un piano di reperibilità per l’unità di crisi.
Inoltre, tornando agli obblighi normativi, attraverso la stesura di report è possibile certificare che il datore di lavoro abbia adottato tutte le misure necessarie a evitare pericolo per il lavoratore. Grazie alla soluzione Sarce Travel si unisce una dettagliata analisi degli output di intelligence al controllo capillare dei documenti necessari alla sicurezza del viaggio: l’azienda infatti può far pervenire tutte le informative al dipendente/user prima della prenotazione, informandolo riguardo al rischio di determinate operazioni.

In questo modo si ottiene un controllo completo del personale, assolvendo gli obblighi normativi e gestendo le emergenze in tempo reale.