Trasferta collettiva? Pagamenti per colleghi? Abbiamo la soluzione.

Implementando il nostro software di gestione delle note spese presso i nostri clienti, è capitato più volte di dover affrontare l’ostacolo del pagamento, da parte di un unico soggetto, di una spesa per colleghi e/o ospiti. La nostra soluzione non offriva al tempo un mezzo per superare questa fase di stallo, il nostro desiderio di provare a ricercare una qualche soluzione ci ha però portato a compiere una dettagliata analisi e a produrre una soluzione

I problemi e le risposte

Come trasferire le quote di spesa in capo ai colleghi a ciascuna delle note spese di questi?

La via che ci pare più sicura è quella di avvertire l’utente che registra (modifica, completa, o, semplicemente, trasmette al proprio responsabile) la propria nota spesa, che uno o più colleghi hanno registrato spese a suo carico. L’utente stesso potrà prenderne atto, attraverso un lista che evidenzia soggetti paganti, data e natura di ciascuna spesa e accettare o meno tutti o solo parte degli addebiti. Così facendo ogni spesa potrà essere trattata secondo il centro di costo di ciascun beneficiario. Allo stesso tempo si potranno verificare massimali gestionali e fiscali applicabili in base alle travel policy aziendali e alle normative vigenti in materia di imposte dirette.

Questo comportamento è assimilabile a quello del ricevimento degli addebiti provenienti dai gestori di carte di credito, dalle agenzie ecc. fondamentale per Sarce Travel e quindi facilmente comprensibile per l’utente vecchio e nuovo.

Come tracciare questi pagamenti nelle note spese dei colleghi e in quella del soggetto pagante?

 Quando il soggetto che ha ricevuto la notifica dell’addebito provvede ad importarlo sulla propria nota spese, Sarce Travel provvede a completare il documento in due modi diversi: al ricevente vengono riportati gli estremi del giustificativo di spesa, la dicitura “spesa pagata da collega”, i dati di chi ha pagato e il numero del documento in cui trovare il pagamento. Sulla nota spese di chi paga invece è riportata solo l’indicazione del documento su cui è stata trasferita la quota pagata e per chi.

Tutti i dati verranno resi disponibili nella stampa delle singole note spese al fine di poter accedere facilmente ai controlli incrociati da parte dei soggetti che ne hanno l’autorità.

Quale somma deve essere rimborsata a chi ha provveduto al pagamento cumulativo (anche qualora i massimali di spesa dei partecipanti siano differenti)?

Alla persona pagante verrà accreditata una somma corrispondente alla propria quota di spesa nella misura prevista dalla Travel Policy applicabile a quella trasferta, più le spese sostenute per i colleghi per l’intero ammontare.

La nostra esperienza ci ha permesso di creare soluzioni uniche e su misura per specifici bisogni, trasformate poi in standard di livello superiore. Sarce Travel è frutto di trasformazioni come questa ed evolve in continuazione per fornire le giuste soluzioni per ogni tipo di azienda, organizzazione o business.

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