Software per gestione di note spese e trasferte: risparmi e benefici

Anche se troppo spesso non è riconosciuto come core, il business travel management è collegato agli obiettivi e agli investimenti dell’azienda.

Infatti, il costo della gestione delle note spese, a cominciare dal tempo impiegato dalle risorse aziendali coinvolte, includendovi il costo dei rimborsi riconosciuti ai dipendenti, può arrivare all’10% del costo complessivo del personale. Un dato medio considerevole che varia da azienda ad azienda in base alle travel policy applicate (Ricerca SarceTravel su un campione di clienti).

Ancora più interessante è l’analisi del costo di gestione di una singola nota spese. Le aziende con un tasso di efficienza elevato spendono meno di 7 euro a nota spese, le aziende non informatizzate possono arrivare a una media di 25 euro. In alcuni casi il costo può addirittura arrivare a sfiorare i 40 euro (Ricerca Sda Bocconi, 2014).

Inoltre, una azienda su due non effettua verifiche e non conosce il vero costo di gestione delle note spese.

Come intervenire?

Il processo più oneroso per le aziende è quello che parte con la fase di compilazione delle note spese, sino alle attività di gestione e controllo. Automatizzare queste fasi porterebbe a un significativo risparmio e a una maggiore soddisfazione dei dipendenti, con una evidente semplificazione di tali attività ripetititve.

L’automatizzazione della fase di compilazione, grazie a software note spese e trasferte, si traduce in un risparmio di tempo attraverso alcune azioni fondamentali:

  • inserimento delle richieste da parte del dipendente che semplifica il processo
  • controllo immediato che elimina il rischio di errori in fase di compliazione
  • import in automatico dati ai sistemi paghe, presenze e contabilità
  • acquisizione mobile attraverso smarphone dei dati per compilare le note spese

È interessante osservare come l’automatizzazione di tali processi sia un investimento destinato a ripagarsi da solo nel tempo, grazie al recupero di efficienza e al controllo dei costi, generando mediamente un Ritorno sull’Investimento più che positivo nel breve.

I vantaggi più immediati attengono all’ abbattimento dei costi di gestione: il 70% delle aziende automatizzate riesce a recuperare interamente l’investimento iniziale nell’arco di un periodo inferiore ai 12 mesi.

Il Software Sarce Travel per la gestione delle trasferte e delle note spese

Per approfondire il tema potete rivedere il webinar Sarce dedicato alla gestione integrata del processo di trasferte e note spese a questo link.

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