Perché investire in un software di gestione trasferte e note spese?

Per rispondere alla domanda proviamo a prendere in esame un’azienda che da tempo ha intrapreso un importante processo di espansione su territorio nazionale e internazionale, che per il proprio business necessita di una grande quantità di trasferte di lavoro e che ogni anno completa nuove assunzioni in termini di personale viaggiante.

Un processo come questo ha solo una conseguenza negativa: per l’impiegato dell’ufficio amministrativo si prospetta un aumento di lavoro pari alla crescita aziendale. I numeri legati alle trasferte aziendali possono diventare ingestibili: immaginiamo 100 viaggiatori tra tecnici, commerciali e dirigenti che portato sulle scrivanie 1.200 note spese annue, più altre 250 realizzate da trasfertisti occasionali. Con numeri come questi utilizzare una gestione canonica con fogli di lavoro non è possibile, tanto da spingere a investire in una soluzione totalmente dedicata alla gestione di questa attività.

Vale la pena investire in un software note spese? Parola ai numeri.

Processare una nota spese (approvazione, violazione travel policy ecc.) richiedeva all’azienda circa 15 minuti, con una percentuale di errore dell’8% su tutto il processo. Grazie alla nuova soluzione si può ridurre il tempo di gestione del 70% e di portare gli errori al 3%. Queste riduzioni portano il monte ore annuo dedicato alla gestione dell note spese da 363 a 109 con un guadagno di 254 ore annue da investire in altre attività.

Come si dice sempre il tempo è denaro. Ponendo che l’azienda in esame abbia un costo medio orario di 25,5 euro, per questo processo i costi erano di quasi 10.000 euro. Tenendo conto del saving di tempo sopra citato, ora sono circa 2.800: il risparmio è visibile senza bisogno di calcoli.

I viaggiatori avranno la stessa esperienza dell’ufficio amministrativo: il loro tempo da dedicare alla compilazione delle note spese viene sensibilmente ridotto, tanto da portare nelle casse della nostra azienda 2000 euro risparmiati sul processo di rendicontazione delle note spese da parte del personale viaggiante.

Sommando le diverse possibilità di risparmio che si possono ottenere nelle varie aree dedicate alla gestione delle note spese (Contabilità, Amministrazione, Pagamenti, IT) l’organizzazione riesce a risparmiare circa 15.000 euro, l’esatta metà della spesa precedente e che nei primi 4 anni riesce a generare un saving di circa 60.000 euro.

Questi numeri sono Nostri

Le quantità utilizzate in questo articolo appartengono ad un caso reale. Sono i numeri di chi ha scelto Sarce Travel per gestire le note spese derivanti dai viaggi di lavoro dei dipendenti. Sarce Travel è frutto di oltre 10 anni di esperienza nel mondo del business travel da parte di una realtà che fa della gestione delle note spese il proprio core business.

Consulenti, esperti e developer saranno a disposizione del tuo risparmio.

Scegli Sarce Travel per le tue note spese.

Questo sito utilizza i cookie maggiori informazioni

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi