PROFILO AZIENDALE

Dalla sua fondazione nel 1926 ad oggi, Gruppo OVS rappresenta il mondo dei commerci veneziani ed è tuttora animato dai medesimi principi. Nel 2005, grazie al forte impulso impresso dall’Amministratore Delegato, Stefano Beraldo, Gruppo OVS ha intrapreso un processo di rinnovamento ed evoluzione realizzando un importante piano di investimenti ed espansione commerciale tuttora in corso. Gruppo OVS è oggi il più è grande retailer di abbigliamento italiano, con una quota di mercato del 7,06%, 10.266 dipendenti, 1.280 negozi in Italia e all’estero, che operano attraverso cinque insegne: OVS, Coin, Upim, Iana, ed Excelsior Milano. Il gruppo controlla direttamente tutta la catena della fornitura grazie a un ufficio stile interno che segue lo sviluppo e la creazione delle collezioni e a uffici acquisti con sede a Hong Kong, Shanghai, New Dehli, Dhaka e Istanbul che gestiscono fornitori e il controllo qualità.

PRIMA DI AIR PLUS E SARCE TRAVEL

Sono oltre 2.000 i dipendenti del Gruppo che ogni anno viaggiano in Italia e all’estero. Da più di quindici anni Gruppo OVS si avvale di un Ufficio Viaggi interno che effettua la ricerca delle migliore soluzioni di viaggio collaborando con l’agenzia viaggi di fiducia. In passato i viaggi venivano in parte acquistati direttamente dal travel office utilizzando una carta di credito aziendale e in parte pagati all’agenzia tramite bonifico bancario a fronte di fatture mensili. Questa soluzione obbligava la contabilità a registrare manualmente tutti i movimenti con grande dispendio di risorse e molti errori di imputazione togliendo ogni possibilità di rendicontazione puntuale e analisi dei costi. In generale tutti i processi associati al Business Travel erano gestiti manualmente: dalla richiesta di autorizzazione alla trasferta, alla gestione degli anticipi, alla rendicontazione delle spese, fino alla liquidazione e alla contabilizzazione dei costi.

La soluzione integrata AirPlus/Sarce

Nel 2003 il Gruppo OVS ha deciso di porre maggiore attenzione alla gestione del business travel adottando le carte di credito lodged di AirPlus come forma di pagamento prevalente. Questo passaggio ha consentito al Gruppo di accedere, tramite l’AirPlus Information Manager, alle informazioni di sintesi sulle tipologie di servizi acquistati assolutamente necessari per poter definire una Travel Policy più efficace e per poter ottimizzare gli accordi con i vettori aerei e le convenzioni con le catene alberghiere. L’utilizzo dei sistemi di pagamento AirPlus ha inoltre semplificato i processi amministrativi: mensilmente AirPlus mette a disposizione on-line gli estratti conto in formato .pdf e .xls con tutti i dettagli delle singole transazioni. Nel 2012 il Gruppo OVS ha informatizzato tutto il processo di gestione delle trasferte e delle note spese grazie all’adozione del software Sarce Travel.

“L’adozione di Sarce Travel, integrata con le soluzioni AirPlus per il pagamento dei servizi di viaggio, ha rappresentato un enorme passo in avanti verso una gestione sempre più efficace ed efficiente del business travel del nostro Gruppo. Questo si traduce in significativi risparmi di tempo sul fronte amministrativo e una più semplice gestione della trasferta di lavoro per tutti i colleghi che viaggiano per lavoro in Gruppo OVS”.

Matteo Valle, Organization, Compensation & General Services Manager, Gruppo OVS

Perché Sarce Travel

Grazie all’integrazione dei flussi giornalieri inviati da AirPlus, Sarce Travel ha consentito al Gruppo di mettere sotto controllo tutto il processo e di ridurre significativamente i costi amministrativi. Tutte le transazioni vengono, infatti, automaticamente “agganciate” alle note spese dei dipendenti e contabilizzate. Il risparmio in termini di attività amministrative è stato evidente in quanto il Gruppo OVS ha potuto eliminare il service esterno che si occupava dell’imputazione manuale delle oltre 30.000 note spese e 14.000 transazioni di biglietteria prepagata. La facilità d’uso di Sarce Travel, unita alla flessibilità e parametrizzabilità del suo workflow, ha consentito di estendere molto rapidamente il suo utilizzo a tutte e cinque le società del Gruppo e alle oltre 700 sedi di lavoro in Italia. L’introduzione di una soluzione integrata ha permesso inoltre di instaurare rapporti più rapidi ed efficaci anche con l’agenzia viaggi di fiducia del Gruppo. La condivisione delle anagrafiche dei dipendenti consente, infatti, di ridurre al minimo gli errori di imputazione alle varie società, centri di costo e quindi la necessità di operare delle rettifiche. Con Sarce Travel l’ufficio viaggi interno ha evidenza immediata delle richieste viaggio da prendere in carico rispetto a quelle già evase, e soprattutto ha a disposizione uno strumento con cui controllare rapidamente e facilmente i documenti inviati mensilmente dall’agenzia, in modo da poter eventualmente rettificare gli estratti conto o le fatture prima che vengano contabilizzati. Infine la generale accettazione sia presso gli hotel che le compagnie low cost delle carte A.I.D.A. di AirPlus come strumento di pagamento permette di portare a termine le transazioni facilmente e rapidamente, in condivisione con l’Agenzia, senza perdere il beneficio della rendicontazione unificata offerta dagli strumenti di AirPlus.

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