Note spese: 6 passi per una gestione paperless

I temi della dematerializzazione e della trasformazione digitale sono al centro di molti cambiamenti nei Management aziendali ormai da diverso tempo. Grazie a una Risoluzione della Agenzia delle Entrate è ancora più chiaro e definito il processo digitale che può accompagnare la gestione di note spese e giustificativi nelle aziende.

Con la Risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 infatti, sono stati forniti chiarimenti sulla gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi e la loro conservazione elettronica.

Tale processo prevede alcune fasi specifiche:


1 – Formazione del giustificativo informatico

Il dipendente fotografa il documento di spesa (scontrino, ricevuta, biglietto) direttamente da Smartphone o il Tablet. Il documento viene acquisito da un sistema software che rende il documento informatico statico e immodificabile. Sarce Travel all’inizio del processo permette la digitalizzazione di tutte le informazioni (importo, data, fornitore) attraverso la funzione OCR che procede a compilare i dati relativi al giustificativo fotografato.

 

2 – Formazione della nota spese

Il dipendente crea le note spese direttamente sul proprio sistema accedendo allo stesso attraverso le proprie credenziali (ID e Password). Il documento avrà al suo interno i dati catturati dal software OCR e le immagini dei giustificativi di spesa fotografate.

 

3 – Controllo e approvazione

La funzione aziendale preposta al controllo e all’approvazione delle note spese effettua i relativi accertamenti. Tali accertamenti consentono sempre di visionare i giustificativi ed escludere tutti i documenti di spesa non inerenti alla trasferta o non corretti. Al termine delle verifiche l’ufficio liquida la nota spesa e ammette il pagamento in favore del trasfertista.

 

4 – Conservazione

La nota spesa, una volta approvata ed ammessa al pagamento, viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica.

 

5 – Distruzione dei giustificativi analogici

Solo dopo aver avuto conferma formale del completamento della procedura, il viaggiatore potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa con modalità sicure previste dall’azienda.

 

6 – Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti

Da questo momento, indipendentemente dalla scelta del sistema di conservazione documentale a norma, l’esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

Il software Sarce Travel

La piena riuscita del processo di dematerializzazione e digitalizzazione della gestione note spese può essere garantita solo dall’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati che includano procedure per la conservazione e la selezione dei documenti. Con Sarce Travel le aziende hanno a disposizione un tool intuitivo che ripercorre l’iter tracciato dall’Agenzia delle Entrate in ogni step: dalla lettura tramite sistema OCR dei dati contenuti nei giustificativi al controllo e approvazione, fino alla conservazione a norma.

Un processo sicuro, innovativo e totalmente a norma di legge.

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