Nota spese. 3 cose che puoi fare invece di compilarla

La nota spese è un documento fondamentale.

Per controllare e rimborsare le spese effettuate da un dipendente durante una trasferta di lavoro non esiste altro mezzo e i problemi che comporta la sua gestione non sono pochi. Quello fondamentale è il rischio di errore durante la sua compilazione: immaginiamo un dipendente che svolge numerose trasferte durante un mese di lavoro, una volta rientrato in ufficio deve compilare (ogni volta e per ore) una nota spese cartacea togliendo tempo alla sua attività e rischiando di commettere diversi sbagli nello svolgimento di questo compito noioso.

Un’errore in nota spese non è banale, crea disparità nei dati di più uffici (HR, Amministrazione, Travel office) e impedisce all’azienda la giusta rendicontazione.

Per fortuna esistono soluzioni software come Sarce Travel che rendono la gestione delle note spese completamente automatica in ogni parte del suo processo, dalla compilazione al rimborso. Questo comporta che il dipendente abbia più tempo per fare altre cose, ma quali?

Svolgere compiti più importanti

Non che la nota spese non lo sia, ma compilare il CRM con le attività fatte in trasferta o relazionarsi con i propri superiori su quanto svolto fuori dall’azienda sono compiti più “sentiti” in molte aziende. Se la nota spese si può compilare velocemente via web, attraverso un’ unica APP e in modo preciso (anche durante il viaggio di ritorno) grazie ad un software di expense management ci si dovrà ricordare solo delle cose più importanti senza perdere tempo nel compilare scartoffie inutili.

Godersi il viaggio

Il bleisure (unire il lavoro al piacere) è uno dei mega trend che stanno maggiormente incidendo sul mondo del business travel. Immaginate di essere a tavola con un cliente o un fornitore, mangiare, rientrare, ricordarsi dove si è messo lo scontrino, compilare manualmente la nota spese campo per campo e, solo dopo aver fatto tutto questo, pensare ai risultati ottenuti. Con Sarce Travel si può passare subito all’ultima fase: lo scontrino può essere importato con una foto del vostro smartphone direttamente in nota spese e lasciarvi tutto il tempo di mangiare in pace e godervi posti e persone nuove.

Riposarsi

Partire presto al mattino, arrivare in stazione, prendere il treno, raggiungere il luogo dell’incontro, pranzare, rientrare, rendicontare le attività e se si ha tempo compilare le nota spese. Questo è in breve il processo che un trasfertista o un commerciale compie in una giornata fuori dalla sede principale. Immaginiamo che a fine giornata, con quasi otto ore di lavoro sulle spalle, un dipendente debba ricordarsi tutte le spese fatte per compilare una nota spese rischiando di sbagliare dati e dettagli; ma se, grazie al suo software di gestione del business travel, avesse tutto pronto e con pochi clic riuscisse a fare la note spese in pochi minuti? Potrebbe godersi il tempo rimasto e rilassarsi.

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