I dipendenti e il viaggio di lavoro: 5 articoli per saperne di più (Puntata 3)

Cosa è la nota spese? Di che tipo di documenti si compone? Chi la compila? Questo articolo risponde a ogni domanda sulla nota spese e sulle sue complessità.

1) Quali sono le documentazioni delle spese di trasferta? Scontrini, fatture, ricevute, documenti contenenti spese di diversa natura, fatture/ricevute comuni a più soggetti e le carte carburanti.

Sono titoli indispensabili ai fini amministrativi: scontrini, fatture, ricevute e altre pezze giustificative che il viaggiatore raccoglie per documentare le spese.

Nei documenti in divisa estera si pone il problema del cambio valuta verso la divisa nazionale: se il dipendente ha pagato la spesa con i propri mezzi, egli dovrà dichiarare (e documentare) a quale cambio ha acquistato la divisa estera. Da osservare che per la legge italiana non può essere rimborsata la spesa applicando un cambio a lui sfavorevole. Se invece il dipendente non ha pagato direttamente ma ha utilizzato una carta “corporate” o il servizio è stato acquistato direttamente dall’azienda, allora sarà compito della stessa applicare il cambio in base ai costi da essa sostenuti per l’acquisto del denaro estero. Infine va tenuto in conto che quando si effettuano pagamenti con carte di credito il cambio viene comunicato con l’estratto conto dal gestore della carta.

I documenti riepilogativi dai quali risultano servizi erogati a più collaboratori dell’impresa nell’arco di un certo periodo di tempo (di regola un mese).  Trattasi di:

  • Fatture emesse da un soggetto che eroga direttamente il servizio/prodotto: società autostrade per l’uso dei telepass;  AGIP, ERG, ecc per i rifornimenti effettuati con fuel card; agenzie di viaggio per le competenze spettanti per la prenotazione dei servizi; società di noleggio di autovetture ecc.
  • Fatture emesse da intermediari per l’acquisto di beni e servizi di terzi: agenzie di viaggio per l’acquisto di pernottamenti in hotel e altro (nella normativa italiana per recuperare l’IVA occorre un mandato senza rappresentanza che l’impresa ha stipulato con l’agenzia stessa).
  • Estratti conto emessi da intermediari finanziari per il pagamento di servizi acquistati direttamente dall’impresa o da un intermediario per conto di quella. Estratti conto di gestori delle carte di credito. Si osservi, a titolo di esempio, la seguente triangolazione. La società di noleggio auto (fornitore del servizio) da in locazione  i propri automezzi al personale dell’impresa facendoli pagare in anticipo con carta di credito. Alla fine mese la società di noleggio invierà fattura con l’elenco di tutte le auto richieste ed i relativi canoni di noleggio.  Ma alla società di noleggio l’impresa non deve nulla poiché riceverà l’estratto conto del gestore delle carte di credito con l’elenco delle somme pagate alla società di noleggio.
  • Le carte carburante sono i documenti che, secondo la normativa fiscale italiana, hanno valenza di fattura utile sia per documentare il costo dei rifornimenti e sia per recuperare l’IVA. A differenza dei documenti riepilogativi, nella carte carburante il soggetto che ha fatto rifornimento è irrilevante mentre è determinante l’identificativo della vettura (targa). Nella carta carburante sono indicati tutti i rifornimenti fatti per quella vettura in un arco temporale (solitamente il mese). Se il rifornimento è stato fatto da persone diverse che hanno pagato con i loro mezzi (esempio auto in pool) allora l’impresa dovrà provvedere al rimborso di ciascuno. Oggi si stanno diffondendo le fuel card molto più pratiche perchè: l’azienda deve registrare una sola fattura invece di tante carte carburante, il pagamento viene fatto una tantum al gestore della carta e non devono essere rimborsati i singoli dipendenti, la fattura contiene già i dati dell’imposta calcolati da chi la emette (IVA) mentre sulle carte carburanti occorre fare lo scorporo dell’imposte e per finire la fuel card contiene necessariamente la targa della autovettura e quindi l’esercente può ( e dovrebbe) facilmente controllare.

Oggi esistono anche fuel card multimarca emesse da intermediari. A differenza dei gestori delle carte di credito questi intermediari emettono loro fattura ( e non estratto conto).

2) Quali sono gli estremi del documento che comprovano la spesa?

Trattasi dei dati che un documento  deve contenere affinché sia ritenuto valido per il rimborso della spesa al collaboratore sia per la registrazione in contabilità dei costi sostenuti dall’impresa.

  • Il soggetto che ha emesso il documento
  • La data ed il numero del documento
  • La natura dei beni/servizi venduti
  • L’importo e la divisa
  • Il mezzo di pagamento

Per la normativa italiana, le fatture devono contenere anche:

  • Il codice fiscale o partita IVA dell’emittente
  • Il nome dell’impresa cui il servizio è destinato
  • Il/i nomi delle persone che hanno beneficiato del servizio
  • L’imponibile e l’imposta sul valore aggiunto (IVA)

Altri dati utili ai fini della registrazione (non sempre in evidenza) sono:

  • La data o periodo di competenza
  • La data di pagamento

Vediamo di fare un po’ di ordine analizzando i diversi aspetti di un acquisto.

Si è detto che un documento deve avere una data ed un numero: la data è quella della emissione del documento stesso.  Se emetto la fattura a fine mese (fattura riepilogativa) la data del documento è la fine mese mentre le prestazioni in essa contenute si possono riferire ad una qualsiasi giornata del mese stesso (ed in alcuni casi anche di periodi precedenti).  Se pernotto per tre giorni in un hotel questo mi rilascerà la fattura al checkout ma le prestazioni sono state erogate in tre giorni diversi. La competenza attiene invece al momento in cui il soggetto ha beneficiato della prestazione: così nella fattura dell’hotel, avremo la data del documento che coincide con il checkout mentre il periodo di competenza si comporrà delle due date di checkin e checkout. Nella maggioranza dei casi la data di competenza coincide con la data del documento perché trattasi di beni e servizi acquistati e consumati all’occorrenza: taxi, pranzi, caffè, bus ecc.

Il pagamento è un momento che va considerato a se stante anche se spesso accade che coincida con la data del documento (pagamento cash o vista fattura).  I casi di pagamento differito sono tanti a partire dal pagamento anticipato (biglietti del treno, biglietti aerei ecc.). In altri sono posticipati: fatture cumulative di agenzie, fatture dei gestori di fuel card ecc. Sottolineiamo il fatto che la data di pagamento si riferisce al fornitore del servizio e non all’intermediario. In sostanza noi possiamo considerare pagato un servizio anche se il mezzo di pagamento è la carta di credito (in genere è un pagamento sbf “salvo buon fine” che è una clausola che non libera l’acquirente dall’obbligo del pagamento). In un momento successivo l’impresa provvederà a rimborsare il gestore della carta (questo è un momento che possiamo indicare come liquidazione del debito).

3)La nota spese. Cos’è? 

La nota spese è:

  • Un documento contabile complesso che riepiloga altri documenti contabili.
  • Uno strumento per la classificazione delle spese
  • Un documento per la richiesta del rimborso da parte del collaboratore che ha anticipato i denari per le spese di trasferta

Alla nota spese sono allegati i singoli giustificativi ma anche altre informazioni come:

  • autorizzazioni di viaggio,
  • autorizzazioni di pagamenti in deroga alla travel policy,
  • certificati medici necessari per giustificare determinati servizi ecc.

Nella nota spese si dovrebbe anche dichiarare la causale della trasferta che, sempre per la normativa italiana, può dar luogo ad una diversa classificazione contabile delle spese. Esempio:  due note spese di uno stesso soggetto e contenenti le stesse voci (di spesa),  saranno trattate diversamente sotto il profilo contabile (ma anche come travel policy interna) se una si riferisce alle  spese per la partecipazione ad una fiera e l’altra per la trasferta ad un cliente per la vendita o l’installazione di un prodotto.  Questo crea non pochi problemi quando si devono registrare documenti riepilogativi se non si possiede uno strumento che automatizzi i controlli.

4) Chi compila la nota spese? Chi necessita di una soluzione come Sarce Travel?

I soggetti che in azienda si dedicano alla nota spese come documento o attività “core” sono generalmente 3:

  • Il collaboratore – La continua e sempre più sofisticata diffusione di strumenti informatici (smartphones e tablets) e software specializzati, ma anche la crescita culturale della popolazione a tutti i livelli, ha favorito il decentramento delle attività connesse con la gestione della trasferta e della nota spese
  • Le segreterie di viaggio o comunque incaricate della compilazione – In alcune aziende, per diverse ragioni diverse, esistono segreterie incaricate di raccogliere le pezze giustificative e redigere la nota spese. Ciò per tutto il personale o solo per una parte (Dirigenti o persone che non hanno una adeguata formazione per svolgere questa attività). In altri casi la segreteria può essere incaricata di registrare i cosiddetti “prepagati” ovvero quei servizi che l’azienda acquista direttamente prima ancora della trasferta. Biglietti aerei, ecc..  In alcune aziende il problema “segreterie” è particolarmente sentito perché ciascun/a segretario/a è incaricata di seguire le spese di determinati soggetti (chi è segretario di chi)
  • L’amministrazione – Le fatture riepilogative generalmente vengono prese in carico dall’amministrazione. Essa provvede alla validazione delle singole voci secondo regole aziendali, che dipendono, a loro volta, dagli strumenti disponibili per rendere più rapida e sicura l’attività.

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