I dipendenti e il viaggio di lavoro: 5 articoli per saperne di più (Puntata 2)

La gestione di una trasferta, al pari di un qualsiasi altro processo di impresa, consiste in un insieme di attività che abbiamo classificato in attività di pianificazione, di consuntivazione, di controllo e analisi dei risultati.

1) Pianificare una trasferta

Pianificare una trasferta può richiedere pochi minuti o parecchie giornate di lavoro e le ragioni di questa differenza sono molteplici. Ecco le più significative:

– Durata della trasferta  Nella stragrande maggioranza dei casi, una trasferta di una giornata e senza pernottamento richiede un tempo di pianificazione assai diverso rispetto ad una trasferta di 15 giorni. Ma se dovessi viaggiare in aereo da Parma a Roma in giornata, dovrei comunque prenotare con largo anticipo per avere la certezza della disponibilità. E ancora, la travel policy aziendale potrebbe aver stabilito che le trasferte sul territorio nazionale, a prescindere dalla durata, debbano essere autorizzate con 5 giorni di anticipo. La durata delle trasferta è dunque un punto da cui partire.

– La distanza – Una trasferta di pochi km non abbisogna, generalmente , della stessa preparazione di una intercontinentale.

– Il soggetto che va in trasferta – Qui  si possono verificare situazioni diverse. Ad esempio: un dirigente con ampie deleghe può decidere in pochi minuti di partire; un reporter può essere allo stesso modo inviato in un luogo dove sono accaduti fatti eccezionali con una decisione tempestiva.  Un altro reporter che invece dovrà scrivere di un noto evento sportivo (giro d’Italia) pianificherà parecchio tempo prima la sua trasferta.

– Il luogo di destinazione – Anche una trasferta di pochissimi giorni può richiedere lunghi tempi per le vaccinazioni e/o i visti necessarie all’entrata in certi stati.

Per pianificare una trasferta di lavoro servono generalmente strumenti ad uso personale (promemoria) e per comunicare ad altri che la propria attività verrà svolta fuori dalla sede di lavoro.  I più diffusi sono: l’agenda manuale o elettronica, i documenti cartacei da far pervenire al capo reparto o all’ufficio del personale, strumenti di pianificazione ad hoc e strumenti di project management.

2) Le autorizzazioni e i documenti di viaggio

L’autorizzazione alla trasferta può essere richiesta da regole interne più o meno rigide ma anche da norme che regolano il rapporto di lavoro e che possono differire da stato a stato. In Italia fino all’inizio degli anni 2000 era richiesta una lettera di incarico  del datore di lavoro. Oggi chiunque lavori presso altre sedi differenti dalla propria deve possedere un tesserino di riconoscimento che attesti la ditta di appartenenza e la sede. I principi cui si ispirano queste norme sono:

– Certificare nei confronti dei terzi e degli organi di vigilanza l’ azienda di appartenenza e la regolarità del rapporto di lavoro.

– Combattere il lavoro nero

– Garantire al lavoratore la copertura assicurativa in caso di infortunio (i contributi assicurativi possono essere diversi tra chi svolge un’ attività interna e chi, la stessa attività, la svolge all’esterno)

– Riconoscimenti di indennità di trasferta

Per quanto attiene invece regolamenti interni l’obiettivo delle autorizzazioni tende, generalmente, a gestire al meglio le risorse umane e a valutare costi – benefici della trasferta da parte delle funzioni competenti. Oltre alle autorizzazioni richieste dalle norme giuridiche nazionali e dai regolamenti interni, nelle trasferte all’estero sono richiesti determinati documenti che variano da paese a paese:

– al riconoscimento individuale del soggetto (carta di identità valida per l’espatrio, passaporto, visto d’ingresso)

– alla validità di permessi e licenze (patente di guida)

– alla protezione sanitaria (vaccinazioni di varia natura)

– ai documenti che certificano l’abilitazione allo svolgimento di determinate professioni

Alcuni di questi documenti hanno validità limitata nel tempo e per la ricezione e/o il rinnovo di essi possono essere necessari tempi anche lunghi. Le imprese che operano sistematicamente all’estero sono generalmente attrezzate per controllare la disponibilità e la validità di tali documenti da parte del proprio personale.

3) La prenotazione dei servizi di viaggio e soggiorno

Innanzitutto è opportuno chiarire che l’andare in trasferta non implica necessariamente un’ organizzazione di servizi di viaggio ma anche, più semplicemente, l’utilizzo un mezzo di trasporto pubblico o privato come l’auto propria, il bus, il metrò o il taxi che sono mezzi che non richiedono quasi mai una pianificazione. Il discorso è diverso se invece parliamo di: Aerei, Navi e traghetti, Treni e Auto a noleggio. Se non prenotati per tempo e, spesso, pagati in anticipo, rischiamo di non poter svolgere le attività che rendevano necessaria la trasferta. Quest esempi sono sempre legati a tempo e luogo, per esempio: negli USA i voli di alcune tratte sono talmente frequenti che non è necessaria la prenotazione.  In altri casi l’acquisto del biglietto non garantisce il volo perché la compagnia accetta l’overbooking. Situazioni similari valgono, magari in altri paesi e su altre tratte anche per navi, treni ed auto a noleggio.

A noi interessa però analizzare le situazioni dove organizzare il viaggio è di fondamentale importanza, situazioni che sono poi quelle che ricorrono spesso nei viaggi di affari.

L’organizzazione dei viaggi  richiede tempo ma soprattutto conoscenza dei fornitori e della qualità dei servizi che questi offrono. Ecco quindi che si sono affermati sul mercato operatori professionali in grado di proporre soluzioni  vantaggiose applicando le policy trasmesse e decise dall’azienda. Ci riferiamo alle agenzie di viaggio che tutti abbiamo almeno una volta utilizzato per i nostri viaggi di piacere: alcune di queste società sono specializzate nella gestione del  business travel.  I nomi più noti sono CWT, BCD, Cisalpina. Ma ne esistono tante altre, anche di piccole e medie dimensioni. Tra i nostri clienti alcune aziende, per l’importanza che hanno le trasferte e per le dimensioni, sono proprietarie di vere e proprie agenzie di viaggio (che offrono i loro servizi anche ad altre imprese), altre hanno invece costituito degli uffici viaggi dedicati esclusivamente alle trasferte del proprio personale.

Un discorso a parte meritano i software attraverso i quali si possono effettuare prenotazioni ed acquisti di servizi. Questi sw che si sono affermati con internet, supportano l’utente nella scelta e nel pagamento dei servizi stessi.  Ecco le modalità oggi presenti sul mercato di prenotazione via computer, tenendo presente che sono in continua evoluzione:

– Diretto su internet – L’utente sceglie il servizio dai siti tradizionali e paga secondo le modalità stabilite dal fornitore (generalmente carta di credito) (nessun costo per l’azienda)

– Aggregatori – Sono dei facilitatori nella ricerca e offrono i servizi delle aziende che hanno aderito al progetto: Travel fusion; Hotel.DE; Booking; Trivago; ecc. L’acquirente non paga alcunché per il servizio perché i prezzi includono le fee per l’aggregatore.

– GDS (global distribution system) e CRS (computer reservation system) – Sono  motori per la ricerca e la prenotazione di  servizi di viaggio e soggiorno introducendo nel sistema i parametri relativi ai servizi richiesti.  Sono strumenti  per professionisti in quanto usano un linguaggio molto tecnico e quindi, in genere, se ne avvalgono le agenzie. Si può prenotare tutto: dai voli agli hotel, dall’auto noleggio ai traghetti. Come per gli aggregatori i fornitori devono essere iscritti al/ai motori.  I produttori di questi sw sono generalmente imprese a livello mondiale come Amadeus, Galileo, Sabre o Worldspam.

– Self booking tool – Sono strumenti che le imprese utilizzano in modalità SAS, previo contratto sottoscritto con i proprietari di tali software.  I nomi più diffusi sono AETM (Amadeus electronic travel support) di Amadeus, Clickbook di Concur; KDS di Galileo ecc. Essi si possono avvalere sia dei GDS, in modo semplice per l’utente, sia degli aggregatori.  Ma posso anche operare direttamente sui siti web degli esercenti (eccetto per i voli, per i quali devono passare obbligatoriamente da una agenzia). Un SBT può essere mono o multi GDS;  AETM di Amadeus, per esempio, usa diversi GDS in base alla regione in cui distribuisce il proprio Self Booking Tool.

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