Viajes de empresa: el cara a cara funciona mejor que las videoconferencias

La digitalización y el uso, digamos “masivo” de la tecnología han hecho que las empresas hayan suspendido algunas reuniones presenciales por otros encuentros virtuales. El ajuste de presupuestos a los que se han visto sometidas las organizaciones en los últimos años también ha contribuido a limitar los desplazamientos, particularmente, internacionales, y sustituirlos por videoconferencias u otras opciones menos costosas. También, menos efectivas.

Es evidente que la tecnología aporta importantes beneficios en la empresa -también en el ámbito de lo privado- pero también es verdad que el contacto personal muchas veces puede hacer inclinar la balanza en un acuerdo comercial, puede solventar algún desencuentro entre clientes y proveedores y, en definitiva, ayuda a construir unos lazos de unión, más fuertes que cualquier reunión en la que se debatan los temas a través de la pantalla de un ordenador.

El face to face, sigue siendo un plus

Las relaciones entre personas, sigue siendo una de las bazas más importantes con las que cuentan las organizaciones y sus empleados para generar confianza o garantizar la cercanía y el contacto individualizado, es decir, los, “procesos de escucha activa” y la empatía entre profesionales.  Las videoconferencias son, indudablemente, hoy por hoy, imprescindibles en el trabajo y sin lugar a dudas, agilizan, dan continuidad y son muy eficientes, sobre todo, en temas muy concretos. Pero nunca deberán sustituir por completo al encuentro físico entre profesionales. Ambas modalidades tienen su hueco.

Según un estudio publicado por Booking.com, los viajes de empresa son, además, oportunidades para “desconectar” in itinere (curioso, ¿verdad?, eso de desconectar, cuando precisamente no dejamos de escuchar bondades sobre la hiperconexión, o la conexión permanente). Pero a veces, la distancia espacio-temporal, ayuda a visualizar mejor algunas cuestiones relacionadas con temas espinosos. Pero, esto, que no es más que anecdótico, es la punta del iceberg de las muchas ventajas de los viajes de negocios, que han descrito los más de 4.000 profesionales que han participado en el estudio de Booking.com.

De hecho, la mitad de los viajeros de negocio encuestados reconocieron que les gustaba hacer viajes internacionales por trabajo porque es una oportunidad para conocer nuevas culturas y admiten que la ilusión de conocer estas nuevas culturas es casi tan importante para ellos como el hecho en sí de reunirse con compañeros y clientes.

Alemania es el país con más facilidades para este tipo de viajes tan solo un poco por delante de Singapur con un aeropuerto más cómodo para acceder a la ciudad.

Viajar es un placer, aunque sea por negocios

Como digo, todo esto no sería más que anecdótico a no ser porque, estas cuestiones acaban teniendo mucho peso en los viajeros de negocio, sobre todo, cuando hablamos de profesionales ubicados en la zona alta del staff corporativo. Son esos viajeros que buscan la comodidad y despreocuparse de otras cuestiones, como las notas, la contabilidad o la gestión de los gastos en los que se incurren durante el viaje.

Los viajes internacionales pueden ser estresantes, aunque reunirse en persona con socios y clientes sea la mejor opción para el 93% de los encuestados. Un estrés que, podría extenderse más allá del viaje en sí. Es decir, durante su planificación, en el mismo viaje en cuestión y mucho después, una vez que la organización se plantee la necesidad de llevar al entorno financiero, todos los detalles del desplazamiento. Unos detalles, que deberán ser gestionados, por los responsables competentes en la materia, que, por regla general, suelen ser, distintos a los que “disfrutaron” del viaje.

Esto hace indispensable el uso de soluciones tecnológicas que faciliten la tarea de saber qué se gastó, cómo, cuándo, dónde, por qué y por quién. Y, sobre todo, la tarea de cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y forma, para evitar sustos que pueden ser muy perjudiciales para la organización.

Resumiendo. Parece que los viajeros de negocio, siguen confiando en sus dotes de persuasión personal para establecer relaciones más sólidas a través de encuentros presenciales porque, entienden que las conversaciones directas crean un ambiente de confianza que propicia una mayor sinceridad entre los interlocutores, además por supuesto, de facilitar el intercambio de información. Estos ejecutivos siguen optando por las reuniones cara a cara convencidos de que fomentan la cultura corporativa y la productividad y permiten implementar soluciones a problemas concretos de forma inmediata. Además, es posible que estas reuniones presenciales reporten beneficios económicos mejores que las conversaciones virtuales. Y todo esto está muy bien. Pero hace falta implementar políticas internas para la gestión de los viajes de negocio y también, impulsar el uso de aplicativos tecnológicos que faciliten dicha gestión, garantizando la fiabilidad y la seguridad de la información.

¿Sabes cuál es la principal motivación de los viajeros de negocio en tu empresa? ¿Qué mejorarían estos ejecutivos de las políticas internas de viaje? ¿Cómo se contabilizan los gastos de los viajes corporativos en tu organización?

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