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Próximas novedades en la experiencia de vuelo de negocios 

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El sector del business travel debe responder a una constante demanda de mejoras en operatividad y prestaciones, tanto por parte de los profesionales que viajan habitualmente por trabajo como desde las propias empresas. Por ello, se trata de un ámbito especialmente sensible a los cambios e innovaciones, algo para lo que debemos estar prevenidos en el desarrollo de nuestro software de gestión de viajes. Si en posts anteriores hablábamos sobre todo de las tendencias en el sector hotelero, hoy vamos a interesarnos por las medidas que están introduciendo las aerolíneas y los aeropuertos, que repercutirán sobre la experiencia de los pasajeros en vuelo de negocios.

Aeropuertos inteligentes: la mejora de la experiencia en las terminales aeroportuarias vendrá determinada por servicios como la predicción de tiempos de espera y desplazamiento para el viajero en cada paso necesario para el acceso a su vuelo, sin olvidar el aumento de las opciones de ocio disponibles.

Potenciación de los servicios de Wi-Fi a bordo: hace tiempo que es una asignatura pendiente la mejora de las velocidades disponibles para conectarse a la red, y las principales aerolíneas ya se han puesto manos a la obra para ofrecer una conexión equiparable a las domésticas. Seguirá siendo una política común el cobro de este servicio, pero no se prevén grandes subidas de las tarifas.

Más confort en el avión: siguiendo una tendencia marcada por las aerolíneas asiáticas, se apuesta más y más por introducir comodidades adicionales en clase business, con más espacio y mejores condiciones de descanso para cada pasajero.

Robótica: cada vez va más en serio la implementación de máquinas inteligentes preparadas para aumentar la eficiencia de distintos procesos en los aeropuertos, desde la asistencia personalizada al viajero hasta la propia gestión de tarjetas de embarque.

Un mercado más competitivo: nuevas compañías se están adentrando en los vuelos transatlánticos, abriendo posibilidades tanto en lo que respecta a las rutas disponibles como al rango tarifario, lo que obliga a los operadores más tradicionales a no dormirse en los laureles. Es un ejemplo de la creciente competencia en el sector, que puede tener repercusiones positivas para el viajero en cuanto a costes y flexibilidad.

La innovación no se detiene y seguro que empezarás a experimentar algunas de estas ventajas en tus próximos desplazamientos por aire. Mientras, en Sarce Travel nos encargamos de mantenernos al día de las nuevas prestaciones a tener en cuenta para que el software de gestión de viajes te siga resultando tan ágil y completo como siempre.

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La prevención de los riesgos de viaje con Sarce Travel

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No hay duda de que la prevención de problemas debe ser una prioridad a la hora de desplazar a empleados a cualquier destino en representación de una compañía. Una situación como un viaje presenta diversos tipos de riesgos, desde aquellos que pueden afectar a la seguridad hasta otros tal vez de carácter menos grave pero que pueden producir molestias, desajustes e incluso traducirse en pérdidas económicas. En el desarrollo de nuestro software de gestión de viajes hemos pensado en todos los aspectos relevantes para el cliente, y por eso también incorporamos funcionalidades que contribuyen a prevenir las distintas posibles incidencias desde nuestra parcela de actividad.

– Geolocalización: la opción de monitorear los movimientos que realicen los distintos miembros de la plantilla desplazados tiene distintas aplicaciones, entre las cuales se encuentra la posibilidad de detectar alguna anomalía respecto a las rutas previstas.

– Gestión de pasaportes y visados: los problemas con la documentación de viaje son tan cliché como desgraciadamente frecuentes. La integración de estos apartados en la interfaz de nuestro software ayuda a evitar imprevistos.

– Áreas de riesgo: hemos previsto dentro de Sarce Travel una función para comunicarse con las instituciones pertinentes en caso de organizar viajes a zonas con riesgos notables de carácter social, sanitario o geo-ambiental.

– Gestión de seguros de viaje: por supuesto, si hablamos de prevenir las complicaciones para los trabajadores y los potenciales perjuicios de carácter económico que puede ocasionar un imprevisto en medio de un viaje, contar con un seguro resulta imprescindible, tal y como hemos analizado anteriormente en nuestro blog. Sarce Travel también incorpora funcionalidades relacionadas con la verificación y gestión de los seguros de viaje para hacer más sencilla su integración en la operativa de la empresa.

No dejes de explorar en detalle las prestaciones de nuestro software de gestión de viajes para comprobar todos los apartados en los que Sarce Travel puede ayudar a la prevención de varios tipos de problemas en el transcurso del viaje e incluso a agilizar la solución a las posibles incidencias desde el punto de vista administrativo.

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¿Qué tiene que incluir un seguro de viaje?

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La razón de ser de una plataforma como nuestro software de gestión de viajes está en las amplias responsabilidades que conlleva esta actividad para las empresas. En este sentido, un aspecto ineludible cuando se realizan desplazamientos de trabajo de cierta envergadura es la contratación de un seguro que prevea cualquier imprevisto. Se trata de garantizar que los profesionales estén respaldados ante cualquier riesgo habitual y de evitar los gastos que podría generar un problema. ¿Pero qué clase de coberturas debe contratar una empresa para su seguro de viaje?

En primer lugar, podemos destacar que existen distintas modalidades de contratación disponibles entre las que elegir según la frecuencia y la duración de los viajes que se realicen. Es posible contratar un seguro anual que ofrezca cobertura general a toda la plantilla o bien solicitar pólizas específicas para desplazamientos o empleados determinados.

Sin duda el aspecto más esencial es la cobertura médica: no solo se trata de una necesidad básica, sino que además carecer de un seguro implica notables complicaciones y desembolsos, debido a lo diferentes que son los distintos sistemas de salud en cada país y las trabas para su uso por parte de extranjeros. De igual manera, siempre se deberán tener en cuenta otros riesgos comunes como la pérdida de equipaje o las cancelaciones de reservas.

Coberturas específicas para empresas en seguros de viaje

No obstante, al margen de las condiciones que se pueden encontrar en cualquier seguro de viaje, las pólizas para desplazamientos de empresa pueden abarcar otras cuestiones más específicas. Por ejemplo, una cobertura interesante es la de sustitución del trabajador, que permite resarcir las pérdidas que puede suponer para la empresa un retraso en el regreso de su empleado desplazado. De igual modo, merece la pena asegurar los objetos de valor propiedad de la empresa que vaya a llevarse de viaje este profesional.

No está de más recordar que un buen software de gestión de viajes también puede resultarte de ayuda a la hora de administrar tus pólizas de viaje. De hecho, la solución de software Enterprise de Sarce Travel incluye entre sus funcionalidades la posibilidad de realizar comunicaciones a los departamentos de recursos humanos para la verificación y gestión de los seguros de viaje.

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¿Cómo puede ayudarte Sarce Travel con el sistema SII?

recuperacion del iva de los gastos de viaje

Si nuestras soluciones satisfacen las necesidades de las empresas es porque nos mantenemos atentos a todas las novedades legislativas que puedan afectar a sus gestiones administrativas y tributarias, como no podía ser de otra forma en un software que abarca cuestiones como la recuperación del IVA de los gastos de viaje.

En este sentido, desde el pasado julio la mayoría del tejido empresarial español ha tenido que hacer frente a un gran cambio operativo con la introducción del Suministro Inmediato de Información (SII), que ha revolucionado la gestión del IVA ante Hacienda. Contar con Sarce Travel te puede facilitar en buena medida el cumplimiento con los nuevos requisitos establecidos. Vamos a ver por qué.

La clave del SII está en la inmediatez: la Agencia Tributaria exige que los datos pertinentes le sean entregados en un plazo máximo de 4 días hábiles desde su contabilización para generar así libros registro actualizados de forma rápida y constante. Este suministro de datos debe realizarse por medio de comunicaciones en formato XML. El nuevo sistema requiere, de esta manera, un esfuerzo adicional por parte de las empresas, poniendo más en evidencia que nunca la importancia de las soluciones especializadas de apoyo a la gestión.

Precisamente, la inmediatez es también uno de los puntos clave de la propuesta de Sarce Travel. Nuestras herramientas dan la oportunidad a los profesionales de cada empresa de registrar los gastos de viaje con una comodidad y sencillez sin precedentes, incluso en el mismo momento en el que se realizan las transacciones. A su disposición están funcionalidades como la introducción rápida de datos desde el móvil, a través de la captura de justificantes con reconocimiento óptico de caracteres.

De esta manera, cuando la gestión fiscal de tu empresa presenta unas exigencias más estrictas, nuestro software te ayuda a solventar los requisitos propios del ámbito que nos concierne. A fin de cuentas, Sarce Travel está concebido para agilizar la gestión de aspectos como la recuperación del IVA de los gastos de viaje a la vez que te garantiza un óptimo control de todos los apartados.

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Cómo controlar el estrés en los viajes de trabajo

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Si en los últimos años ha crecido la preocupación por buscar soluciones para que el estrés derivado de la actividad profesional no pueda con nosotros, el ámbito de los viajes de negocios no es ajeno a la importancia de estas consideraciones. Al fin y al cabo, no deja de tratarse de trabajo: las dificultades propias de las responsabilidades laborales siguen estando presentes, y aunque un software de gestión de viajes como el nuestro facilite las cosas, no se puede olvidar que desplazarse siempre supone un esfuerzo adicional. Si a esto se suman los avatares que siempre pueden producirse al estar de viaje, la combinación puede ser fatal. ¿Qué podemos hacer para prevenirlo o remediarlo?

Algunos estudios recientes dan ciertas pistas sobre las fuentes más habituales de estrés en los viajes de trabajo. Entre ellas se encuentra la conciliación con la vida personal y las repercusiones en la salud. Definir horarios adecuadamente y disponer de un cierto nivel de comodidades es importante para que la propia experiencia de viajar no se convierta en un lastre para los objetivos propuestos.

La tecnología es uno de los apartados en los que merece la pena hacer hincapié. Muchos profesionales se lamentan de no poder atender adecuadamente a sus responsabilidades habituales mientras se encuentran desplazados. Por ello resulta esencial proveerlos de las herramientas y las facilidades que les permitan contar con un acceso productivo a sus áreas de trabajo. Hoy las soluciones de computación en la nube hacen este extremo más sencillo que nunca.

Por supuesto, tan importante como reducir los factores negativos es potenciar los positivos, aquellos que pueden contribuir a que la experiencia resulte agradable y favorezcan un resultado productivo. Es decir, resulta más que interesante reservar algo de tiempo para disfrutar de los atractivos culturales, de ocio o gastronómicos que presente el destino en cuestión, de manera que exista un aliciente personal en el viaje.

Sobra decir que una gestión y planificación simplificada siempre ayuda a que el desarrollo del viaje resulte más llevadero y libre de complicaciones. Un software de gestión de viajes tan especializado y completo como el que te proporcionamos con Sarce Travel contribuye a evitar el estrés derivado de la incertidumbre o los imprevistos en el transcurso del desplazamiento. Así, jugamos un papel importante para que esta sea una parte enteramente positiva de la actividad de tu negocio.

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Mejora la eficiencia de tu business travel

Software para la gestión de viajes

Los viajes de negocios resultan agotadores para los trabajadores que tienen que efectuarlos. Vuelos largos, cambios horarios, reuniones, pocas horas de sueño, entrega de informes… pueden provocar que los empleados no estén al 100% durante esos días. En este sentido, contar con un software de gestión de viajes como Sarce Travel resulta de gran ayuda para mejorar el rendimiento de estos desplazamientos y facilitar el desarrollo de muchas tareas. Pero al margen de lo útil que resulta nuestra aplicación, hoy nos gustaría compartir contigo algunos consejos que también te ayudarán a mejorar la eficacia de los business travels.

Elige el medio de transporte más cómodo

El medio de transporte elegido resulta crucial ya que puede marcar la diferencia entre llegar agotado al lugar de destino o hacerlo en perfectas condiciones. Así que antes de decantarte por una opción, lo más aconsejable es que las personas implicadas en la decisión (quien viaja, quien autoriza el viaje, quien lo planifica…) hagan una comparativa y valoren las alternativas existentes. Además, esto resulta mucho más sencillo gracias a nuestro software de gestión de viajes que permite organizar y planificar los viajes de negocios de manera más eficiente.

Los horarios de salida y llegada, las escalas, la posibilidad de trabajar en el trayecto o la necesidad de alquilar vehículos al llegar, son variables que deberán contemplarse para facilitar el desplazamiento y conseguir que este resulte más cómodo para la persona que viaja.

Estudia cuál es el mejor alojamiento

Con el alojamiento ocurre exactamente lo mismo. Es necesario estudiar aspectos como la distancia a la que se encuentra del lugar de trabajo, la posibilidad de acceder al transporte público, los ruidos que puede haber en la zona donde está ubicado…

Solo así se puede elegir con acierto un alojamiento que garantice el descanso del trabajador desplazado y facilite su estancia mientras se encuentre en ese lugar, ahorrando tiempo y energía.

Prepara una agenda de trabajo

La mayoría de los trabajadores que viajan por negocios tienen una agenda en la que están fijadas todas las reuniones, comidas y demás citas que tienen concertadas. Nosotros te aconsejamos que prepares esa agenda con la mayor minuciosidad posible, incluyendo no solo los quehaceres relacionados con tu actividad laboral sino también lo que vas a hacer en tu tiempo de ocio.

De esta manera, dejarás menos margen a los imprevistos y tendrás más claro tu día a día, reduciendo el estrés y la sensación de no tener tiempo para nada. Nuestro software de gestión de viajes te ayudará a hacerlo de manera sencilla y además, podrás compartirlo con el resto de personas involucradas en el viaje que tendrán acceso a tu hoja de ruta.

Revisa tu equipaje antes de partir

Olvidarte de cosas que necesitas mientras estás desplazado por trabajo puede mermar tu productividad, tanto si son objetos que necesitas para trabajar (por ejemplo el cargador para tu portátil) como si son enseres personales.

Está más que demostrado que la forma de hacer una maleta y el hecho de no olvidarse nada necesario tiene un impacto directo en el nivel de estrés con el que se viaja. Elabora una maleta ligera que te dé cierta flexibilidad para moverte si tienes que desplazarte pero en la que no falte nada cuyo olvido te pueda amargar la existencia.

El resto, déjalo en manos de Sarce Travel. Nuestra aplicación para ordenadores y dispositivos móviles te ayudará a estar perfectamente organizado y tener acceso a todo lo que necesitas con un solo clic.

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¿Cómo puedo ahorrar con una aplicación como Sarce Travel?

Software para la gestión de gastos de viajes

Si trabajas en una empresa que no cuenta con un software de gestión de viajes para los desplazamientos de sus trabajadores, deberías leer este post en el que vamos a contarte todo lo que una aplicación como Sarce Travel puede hacer por ti y tu compañía. Y si por el contrario ya disfrutas de los beneficios que ofrecen este tipo de softwares, seguro que agradeces este repaso por sus principales funcionalidades. Comenzamos:

Ahorro de dinero

Empecemos por lo que de verdad importa a quienes toman la decisión de adquirir este tipo de recursos: el capital. La implantación de un programa como Sarce Travel es la forma más efectiva de ahorrar dinero gracias a que automatiza de manera precisa todos los procesos relacionados con la organización, desarrollo y control de un viaje de negocios, evitando costes innecesarios, reduciendo los errores y optimizando el presupuesto fijado.

Con Sarce Travel se pueden realizar operaciones como comparar tarifas de aviones, reservar estancias en hoteles o calcular costes de kilometraje. Y todo ello de manera automática y sin cometer los errores que muchas veces se comenten cuando estas acciones se realizan manualmente. Esto se traduce en un importante ahorro de capital, tal y como han podido comprobar aquellas empresas que tienen implantada nuestra aplicación.

Aunque obviamente depende del volumen de trabajadores y del tipo de viajes que se realizan en una empresa, el uso de nuestro software puede dar lugar a un ahorro medio de 300 euros/año por usuario, además de un ahorro directo del 15% del importe total de los gastos de viajes gracias al mayor control y optimización de gastos que permite esta herramienta.

Ahorro de tiempo

Nada hay más valioso que el tiempo y con Sarce Travel tienes la garantía de reducir notablemente el tiempo destinado no solo a la organización de un viaje de trabajo sino también a su desarrollo y posterior control.

Por ejemplo, confeccionar una nota de gastos dejará de ser un labor tediosa y compleja para realizarse de forma rápida y automática. Y lo mismo pasa con el resto de tareas relacionadas con un viaje de negocios. De hecho, se estima que con una herramienta como Sarce Travel en la que todas las bases de datos interaccionan entre sí, se puede llegar a ahorrar más de un 50% del tiempo que tradicionalmente se invierte en la organización y control de un viaje de negocios. Ya sea cuadrando agendas, solicitando permisos, emitiendo adelantos, controlando tickets de gastos… todo eso y mucho podrá ser gestinado desde nuestra aplicación, de ahí que el ahorro de tiempo sea uno de sus principales beneficios.

Ahorro de personal

Y si Sarce Travel permite a los trabajadores que están implicados en un viaje de negocios (departamentos de contabilidad, facturación, compras, comercial…) desarrollar sus tareas de manera automatizada, contarán con más tiempo que pueden dedicar a otras funciones, ya sean relacionadas con el viaje de trabajo o con otros ámbitos de la empresa.

Tanto el agente comercial que va a viajar, el responsable de departamento que autoriza el desplazamiento o el personal administrativo que tiene que contabilizar los gastos que se derivan de ese viaje, verán cómo su trabajo se realiza de manera mucho más rápida y sencilla gracias a esta herramienta concebida precisamente para ello y así podrán dedicarse a otras tareas.

Como ves, son muchos los “ahorros” que un software de gestión de viajes como el nuestro proporciona tanto a PYMES como a grandes compañías. Si aún no estás convencido, contáctanos y te explicaremos con detalle cómo funciona Sarce Travel.

 

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En tus viajes de empresa, ¿reservas o te reservan?

Software de gestión de gastos de viaje

Una de las principales ventajas de nuestro software de gestión de viajes es que permite llevar a cabo la reserva de desplazamientos y alojamientos tanto de forma online como offline. Esta posibilidad constituye, sin duda, uno de los grandes beneficios que ha hecho que Sarce Travel sea la herramienta para la planificación y gestión de viajes de trabajo que cada día utilizan más empresas.

Me reservan

Cuando los trabajadores de una compañía tienen que viajar con cierta frecuencia, sigue siendo bastante habitual que todos esos viajes sean contratados a través de una Agencia de Viajes o un Travel Officer que, en primer lugar, se encargará de buscar las mejores alternativas de desplazamiento y alojamiento en función de las indicaciones que reciba de su cliente y la política de viajes que tenga la empresa. Cuando esta haya escogido una de las opciones planteadas, esos intermediarios se encargarán de todo el proceso de reserva y pago, de tal forma que los viajeros finales tendrán todo gestionado. Esta forma de trabajo offline sigue estando presente entre muchas empresas por la comodidad que les supone “despreocuparse” de todo el proceso de comparación y contratación de vuelos, trenes, hoteles…

Pues bien, en el software de gestión de viajes de Sarce Travel, este proceso realizado offline es digitalizado de manera muy simple: desde la solicitud y aprobación del viaje hasta las reservas confirmadas con la Agencia de Viajes para que así, cualquier usuario involucrado en el proceso, pueda consultar cómo se ha planificado y reservado el viaje a la vez que pueda acceder de manera sencilla desde su smartphone, tablet o PC a toda la documentación relativa.

Reservo

Por otro lado, es evidente que existe una clara tendencia por parte de las empresas con trabajadores que viajan a menudo a la autorreserva online, un proceso que puede resultar mucho más sencillo desde la aplicación de Sarce Travel. La herramienta de autorreserva introducida en nuestro software permite definir unos parámetros concretos para facilitar la selección de vuelos, trenes, hoteles… de tal forma que seleccionará solo aquellas opciones susceptibles de ser contratadas por la empresa teniendo en cuenta su política de viajes. En este sentido, no tener que comparar tantas alternativas supone un ahorro de tiempo, de autonomía y de costes.

Obviamente, la “complejidad” del viaje a realizar determina que se opte por la autorreserva o la reserva offline a través de Agencias de Viajes. Por ejemplo, el 64% de los viajes a países europeos tienden a ser planificados, reservados y comprados mediante una herramienta de autorreserva mientras que si estamos ante viajes intercontinentales, esta cifra desciende al 27% e incluso puede quedarse solo en un 7% cuando estamos ante viajes “multidestinos” o a países muy lejanos.

Lo importante de una aplicación como Sarce Travel es que ha implementado un sistema de gestión que permite integrar las reservas realizadas online y offline, además de introducir una herramienta para la autorreserva que permite definir mejor el tipo de viaje que se desea contratar y facilita el acceso a un mayor números de proveedores, especialmente en el caso de trenes. Si necesitas más información, no dudes en llamarnos.