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No hay viaje de trabajo sin smartphone

software para gestión de viajes de trabajo

Es evidente que los smartphones han cambiado radicalmente nuestra manera de relacionarnos con el mundo. Realizar una compra online o mantener una videoconferencia con alguien que está en la otra punta del planeta son hoy prácticas tan habituales que nos cuesta entender cómo pudimos vivir hasta ahora sin una tecnología que las permitiera. Y si el teléfono móvil se ha convertido en una extensión del propio cuerpo para todos los mortales, para los viajeros de negocios mucho más al ser el medio utilizado para mantenerse en contacto con su familia y su empresa. Y cómo no, también para usar la aplicación para móviles de Sarce Travel, el software para la gestión de viajes de trabajo más completo y funcional del mercado.

80% de los viajeros depende del smartphone

Aunque la mayoría de las personas que viajan por trabajo suelen llevar una tablet o un ordenador portátil, el smartphone se ha vuelto imprescindible. De hecho, según un estudio realizado por CWT Connected Traveler, el 80% de los viajeros por trabajo depende de su móvil y ya no solo para comunicarse con familiares y amigos, sino para gestionar sus negocios y tener acceso a materiales que necesitan en su viaje comercial.

El estudio en cuestión fue realizado sobre una muestra de 2.000 trabajadores viajeros. De sus respuestas se ha podido deducir que, la mayoría de ellos, lleva una media de cuatro dispositivos tecnológicos diferentes aunque afirman que es el smartphone el dispositivo que más ha contribuido a mejorar el rendimiento y la productividad durante sus desplazamientos laborales.

Sarce Travel también en el móvil

Gracias a las diferentes aplicaciones disponibles para smartphones, los viajeros ven cómo muchos aspectos de su viajes de trabajo se ven facilitado como la gestión de reservas de billetes de avión y habitaciones de hotel o la posibilidad de responder e-mails de manera inmediata.

Pero además, herramientas como Sarce Travel con aplicación para dispositivos móviles, permiten tener una gran cantidad de información en el teléfono que resulta crucial para el buen desarrollo de un viaje de trabajo. Y todo ello sin olvidar que los viajeros pueden tomar una foto a los tickets para que se incluyan directamente en la nota de gastos sin necesidad de guardarlos físicamente.

Efectuar pagos, consultar el plan de trabajo del día, buscar ubicaciones en el lugar de destino y mantenerse en contacto con la oficina son aspectos que han hecho del smartphone el mejor compañero en los viajes de trabajo.

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¿Cómo puedo ahorrar con una aplicación como Sarce Travel?

Software para la gestión de gastos de viajes

Si trabajas en una empresa que no cuenta con un software de gestión de viajes para los desplazamientos de sus trabajadores, deberías leer este post en el que vamos a contarte todo lo que una aplicación como Sarce Travel puede hacer por ti y tu compañía. Y si por el contrario ya disfrutas de los beneficios que ofrecen este tipo de softwares, seguro que agradeces este repaso por sus principales funcionalidades. Comenzamos:

Ahorro de dinero

Empecemos por lo que de verdad importa a quienes toman la decisión de adquirir este tipo de recursos: el capital. La implantación de un programa como Sarce Travel es la forma más efectiva de ahorrar dinero gracias a que automatiza de manera precisa todos los procesos relacionados con la organización, desarrollo y control de un viaje de negocios, evitando costes innecesarios, reduciendo los errores y optimizando el presupuesto fijado.

Con Sarce Travel se pueden realizar operaciones como comparar tarifas de aviones, reservar estancias en hoteles o calcular costes de kilometraje. Y todo ello de manera automática y sin cometer los errores que muchas veces se comenten cuando estas acciones se realizan manualmente. Esto se traduce en un importante ahorro de capital, tal y como han podido comprobar aquellas empresas que tienen implantada nuestra aplicación.

Aunque obviamente depende del volumen de trabajadores y del tipo de viajes que se realizan en una empresa, el uso de nuestro software puede dar lugar a un ahorro medio de 300 euros/año por usuario, además de un ahorro directo del 15% del importe total de los gastos de viajes gracias al mayor control y optimización de gastos que permite esta herramienta.

Ahorro de tiempo

Nada hay más valioso que el tiempo y con Sarce Travel tienes la garantía de reducir notablemente el tiempo destinado no solo a la organización de un viaje de trabajo sino también a su desarrollo y posterior control.

Por ejemplo, confeccionar una nota de gastos dejará de ser un labor tediosa y compleja para realizarse de forma rápida y automática. Y lo mismo pasa con el resto de tareas relacionadas con un viaje de negocios. De hecho, se estima que con una herramienta como Sarce Travel en la que todas las bases de datos interaccionan entre sí, se puede llegar a ahorrar más de un 50% del tiempo que tradicionalmente se invierte en la organización y control de un viaje de negocios. Ya sea cuadrando agendas, solicitando permisos, emitiendo adelantos, controlando tickets de gastos… todo eso y mucho podrá ser gestinado desde nuestra aplicación, de ahí que el ahorro de tiempo sea uno de sus principales beneficios.

Ahorro de personal

Y si Sarce Travel permite a los trabajadores que están implicados en un viaje de negocios (departamentos de contabilidad, facturación, compras, comercial…) desarrollar sus tareas de manera automatizada, contarán con más tiempo que pueden dedicar a otras funciones, ya sean relacionadas con el viaje de trabajo o con otros ámbitos de la empresa.

Tanto el agente comercial que va a viajar, el responsable de departamento que autoriza el desplazamiento o el personal administrativo que tiene que contabilizar los gastos que se derivan de ese viaje, verán cómo su trabajo se realiza de manera mucho más rápida y sencilla gracias a esta herramienta concebida precisamente para ello y así podrán dedicarse a otras tareas.

Como ves, son muchos los “ahorros” que un software de gestión de viajes como el nuestro proporciona tanto a PYMES como a grandes compañías. Si aún no estás convencido, contáctanos y te explicaremos con detalle cómo funciona Sarce Travel.

 

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Tendencia en viajes de negocios: hoteles con espacios de trabajo

Gestión de gastos de viajes

Siguiendo con una de las líneas de contenido de nuestro blog, hemos escrito este artículo en el que te contamos otra de las tendencias que se están imponiendo en el mundo de los viajes de trabajo. En esta ocasión, nos gustaría hablarte de cómo muchos hoteles comienzan a habilitar espacios de trabajo para que huéspedes y no huéspedes cuenten con un espacio cómodo, profesional y bien equipado para poder trabajar durante esas horas muertas que tienen entre reunión y reunión o hasta que llegue la hora de coger su vuelo. Como expertos en la gestión de gastos de viajes estamos seguros que estos espacios, con mesas y sillas de oficina, WiFi, material de papelería… se harán imprescindibles en las cadenas de hoteles que se están dando cuenta que los cortos espacios de tiempo también son oro.

El valor del tiempo

Seguro que todos lo hemos hecho en alguna ocasión: acudir con nuestro portátil a una cafetería con WiFi para responder e-mails, sentarse en un parque a revisar unos informes o acabar con el cuello partido por consultar nuestra tablet en la cama de la habitación del hotel. Todos son gestos propios de personas que viajan por negocios y que aprovechan al máximo su tiempo, ya sea por necesidad o por adelantar trabajo.

Obviamente, ninguno de los espacios antes citados se pueden considerar especialmente cómodos para trabajar, de ahí que muchas cadenas de hoteles se hayan dado cuenta de esta necesidad y hayan comenzado a habilitar espacios de trabajo. En algunos casos, estos espacios están disponibles para sus huéspedes de tal forma que toda persona que se aloje en el hotel, podrá utilizarlos. Pero también hay cadenas que están apostando por permitir el acceso a estos lugares pagando por horas, como si de una especie de “Daycation laboral” se tratara.

Seguro que recuerdas un artículo publicado recientemente en este blog en el que te contábamos cómo el Daycation (alquiler de habitaciones de hotel por horas) había dado el salto desde los hoteles de los aeropuertos al resto de alojamientos de la ciudad. Pues bien, parece que esa necesidad de contar con espacios confortables durante horas también existe cuando se trata de trabajar, de ahí que esta tendencia se esté empezando a ofertar en hoteles a clientes y no clientes. De esta forma, para quien requiera de un espacio tranquilo y con conexión a Internet para trabajar mientras carga su teléfono, tablet o portátil, estas “oficinas en hoteles” están siendo la solución perfecta.

Parece que las nuevas formas de relacionarnos y, en consecuencia de trabajar, han dado lugar a nuevos nichos de mercado que la rigidez hostelera no terminaba de identificar ni satisfacer. Iniciativas como estas demuestran una gran capacidad de adaptación a los nuevos tiempos, algo que estamos comprobando cuando hablamos con los clientes de nuestro software de gestión de viajes.

Y como siempre, Sarce Travel es la aplicación que te ayuda a planificar, organizar y gestionar los viajes de trabajo, reflejando aspectos concretos de los espacios contratados como el que te acabamos de contar. Llámanos si aún no sabes todo lo que podemos hacer por tu empresa.