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Sarce Travel te ayuda en la organización de actividades de Team Building

Sarce Travel

Ahora que el mercado laboral ha comprendido lo importante que es para una empresa que sus trabajadores “formen equipo”, las actividades de Team Building están a la orden del día. Algunas compañías optan por contratar agencias especializadas en organizar este tipo de actividades pero en otras, es en el mismo Departamento de Recursos Humanos el que tiene que idear y planificar estas acciones. En estos casos, contar con una herramienta como Sarce Travel resulta fundamental para tenerlo todo bajo control.

La importancia del Team Building

La llamada “capacidad relacional” se ha convertido en uno de los aspectos más valorados tanto en los procesos de selección como de promoción de trabajadores. Que los empleados de una empresa se lleven a las mil maravillas no aporta más que beneficios. Pero claro, un equipo de trabajadores debe ser cuidado, incentivado y motivado cada día, y una de las fórmulas con las que mejores resultados se está obteniendo para ello es la organización de actividades de Team Building.

Estas actividades son muy efectivas para construir equipo, reforzar las relaciones interpersonales entre los empleados, mejorar la comunicación entre ellos, aumentar la interacción en términos emocionales y conseguir una conexión que trascienda de lo laboral. Y aún lo son más si tienen lugar en un entorno distinto al habitual de trabajo, lejos de la oficina, para que los trabajadores vivan con ilusión estas experiencias. Pero claro, esto requiere una exhaustiva organización.

Aplicación para organizarlo todo

Cuando la planificación de estas actividades corre a cargo de la propia empresa, es importante seguir un flujo de trabajo que permita su perfecta organización, ejecución y control de gastos y resultados.

Con nuestro software para la organización de viajes se puede organizar y planificar actividades de Team Building gestionando todo lo ello que conllevan: desde la autorización del presupuesto al departamento que solicita la actividad a la reserva de un hotel/restaurante en el lugar en el que vaya a celebrarse, pasando por una comparativa del importe de los distintos medios de transporte que se pueden utilizar. La compañía tiene que tener soluciones prácticas y ágiles para gestionar los viajes grupales que estas actividades conllevan: personas que vienen desde diferentes orígenes, que llegan en diferentes medios de transporte y en diferentes fechas, alojamientos, restauración, etc.

Una Gymcana, una sesión de Escape Room o una jornada de Paintball son algunas de las propuestas que se incluyen en las actividades de Team Building  y que,  si se organizan desde tu propia empresa, con Sarce Travel será mucho más fácil su planificación y control.

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Claves para agilizar el control de los gastos de viaje

software para gastos

Cuando una empresa se decide a implementar un software para gastos de viajes, se espera que la herramienta permita mantener un control organizado y satisfactorio sobre todos los distintos apartados a tener en cuenta, de cara a la justificación de los costes correspondientes y su reembolso si procede. No obstante, en concordancia con los tiempos que corren, otro factor que debe ser una prioridad en la gestión de los viajes de trabajo debe ser la agilización de los distintos trámites necesarios. Afortunadamente, Sarce Travel es una aplicación que tiene muy en cuenta este extremo y vamos a conocer algunos de los aspectos en los que su uso puede aprovecharse para hacer más fáciles y rápidas las gestiones.

La posibilidad de emplear el teléfono móvil para la introducción de los gastos es una de las características que ha revolucionado este apartado. Ahora, en cuanto el profesional tenga en su mano los justificantes, puede capturarlos y subirlos al sistema en un instante, se encuentre donde se encuentre. Inmediatez y sencillez que evitan que los procesos se dilaten y resten atención a tareas productivas. Además con la digitalización certificada por la AEAT, puede eliminar el justificante.

No obstante, tan interesante como facilitar la introducción de datos es implementar automatizaciones que permitan, en la medida de lo posible, evitar perder tiempo con operaciones o confirmaciones manuales que resulten redundantes.

La introducción de políticas de gastos, como por ejemplo las tarifas por kilometraje, permite predefinir los parámetros a cumplimentar e incluso las respuestas del sistema. Para las organizaciones con unas normativas y controles más específicos, hemos hablado en otras ocasiones de las posibilidades de personalización que ofertan las versiones más avanzadas de nuestro software.

Otras funcionalidades de nuestro software de gastos que repercuten sobre el ahorro de tiempo y complicaciones son la posibilidad de realizar la carga masiva de datos e integraciones con el sistema contable o la obtención rápida de estadísticas y datos, a través de paneles de control que se pueden configurar para que de un solo vistazo ofrezcan las opciones que interesen.

Las prestaciones de Sarce Travel están diseñadas teniendo en cuenta las necesidades que detectamos en los diversos clientes que hacen uso de nuestro software, y aprovechando las posibilidades que ofrecen las tecnologías actuales para racionalizar cada vez más los trámites a realizar.

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Cómo se vuela cuando se trata de un viaje de trabajo

Software para la organización y gestión de viajes de negocios

Muchas personas siguen realizando esa errónea asociación entre viajes de negocios y señores trajeados que viajan en primera clase con todo tipo de lujos. Sin embargo la realidad es bien distinta. Hoy en día, los viajes de trabajo son realizados por personal de todos los departamentos, tanto comerciales y financieros como técnicos y productivos, y las políticas de viajes tienden a incluir prácticas más modestas que permitan un ahorro de costes en estos desplazamientos. Tal y como hemos podido comprobar en las empresas que utilizan nuestro software para la organización y gestión de viajes de negocios, cuando se trata de trabajo, la forma de viajar se ha vuelto mucho más sencilla y económica. Te contamos cómo se vuela en las empresas españolas por asuntos laborales.

Clase turista

El primer dato que viene a confirmar estos cambios producidos en el business travel es el hecho de que nueve de cada diez empresas españolas reserven sus viajes en clase turista. En nuestra aplicación para la gestión de viajes cada vez se refleja un mayor trabajo comparativo en el que se estudian las tarifas de diferentes compañías pero siempre en su modalidad de traveller o turista.

Obviamente, la optimización de la inversión y la reducción de los costes en estos viajes es lo que lleva  a las empresas a decantarse por la clase turista, algo que practican tanto las grandes compañías como las PYMES o los autónomos. Igualmente, optar por este tipo de billete de avión es algo que puede observarse tanto en distancias cortas como medias, si bien es cierto que en desplazamientos largos intercontinentales, la opción business puede aumentar hasta el 65% de los viajes.

Antelación de la compra

De la misma forma, y siempre que los viajes estén confirmados de antemano, las empresas también tienden a comprar los billetes de avión con suficiente antelación, algo que hacemos la mayoría de los mortales cuando planeamos, por ejemplo, unas vacaciones. Y los motivos son los mismos: tras esta práctica no se esconde una actitud previsora que hace a la compañía reservar con antelación para garantizarse un asiento en el avión sino el hecho de economizar y encontrar la tarifa más barata.

Reserva online

E igual que está ocurriendo en otros sectores, los viajes de trabajo se reservan en mayor medida a través de Internet. Concretamente, en el año 2016, un 35% de las empresas españolas reservaron sus vuelos online, un porcentaje que estamos seguros irá en aumento. Las empresas que no llevan a cabo este tipo de reservas digitales suelen ser compañías que funcionan con un agente de viajes al que transmiten toda la información para que se encargue de toda la gestión, reserva y compra de medios de transporte.

Como ves, la forma en la que se vuela en los viajes de trabajo no difiere tanto de los viajes particulares que pueden realizarse por otros motivos más relacionados con el ocio. En Sarce Travel hemos constatado esta tendencia en muchos de nuestros clientes que, si confían en nuestra aplicación, es precisamente porque buscan una óptima gestión y control de los gastos de sus viajes de trabajo que les permita ahorrar tiempo y dinero. ¿Por qué no confías tú también en nosotros?

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Cuatro razones para dar el salto a la nota de gastos digital de Sarce Travel

nota de gastos digital

En la actualidad, el proceso de gestión de los gastos de viaje continúa siendo ineficaz en numerosas empresas que siguen manejando demasiada información de manera física y manual. ¿Cuál es la solución? La nota de gastos digital de la aplicación de Sarce Travel permite automatizar la gestión de estos trámites dando lugar a una optimización de las tareas de organización y control, evitando pérdidas de tiempo y mejorando el control y la visibilidad de los gastos. Desde Sarce Travel te contamos 4 motivos por los que debes dar el salto a nuestro sistema de nota de gastos digital:

1.- Reducción de los errores

Los procesos manuales de control de gastos lleva implícita la posibilidad de incurrir en errores (tanto numéricos como de lectura), así como la pérdida de comprobantes, tickets y otros documentos. Con la nota de gastos digital de Sarce Travel el sistema registrará de manera automática todos los datos necesarios.

2.- Descenso de la carga de trabajo para los departamentos de administración

El sistema de gestión de gastos digital de Sarce Travel reduce el tiempo destinado a realizar estas tareas de forma manual. La nota de gastos automatizada permite la revisión y control de los datos mucho más rápido, pudiendo dedicar estas áreas a realizar un análisis más exhaustivo de la información.

3.- Control más seguro de los gastos

La gestión digital de la nota de gastos permite a los diferentes departamentos llevar un registro más seguro y en tiempo real. Este sistema también ofrece la posibilidad de tener una copia digital certificada por la AEAT para evitar la pérdida de documentos, algo que ayuda a cumplir con los requisitos de solicitud de justificantes por parte de las administraciones públicas para trámites derivados de tributos y otras gestiones.

4.- Contabilización de las partes implicadas en el proceso

A la nota de gastos digital tienen acceso todos los departamentos de la empresa que están implicados en los viajes (comercial, facturación, administración…). La gestión digital de estos trámites permite agilizar el acceso a estos datos por parte de cualquier persona interesada de la compañía. De hecho, existe la posibilidad de generar estadísticas por usuarios o equipos que pueden ser visualizadas por todos.

 

En Sarce Travel hemos desarrollado el sistema que ofrece la solución más sencilla para la gestión de notas de gastos: automatiza el registro de los datos, facilita los procesos de aprobación, transforma los pagos electrónicos en conceptos de gasto, controla la política de viajes corporativa y los techos de gasto y gestiona toda la información relativa al viaje de trabajo.

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En tus viajes de empresa, ¿reservas o te reservan?

Software de gestión de gastos de viaje

Una de las principales ventajas de nuestro software de gestión de viajes es que permite llevar a cabo la reserva de desplazamientos y alojamientos tanto de forma online como offline. Esta posibilidad constituye, sin duda, uno de los grandes beneficios que ha hecho que Sarce Travel sea la herramienta para la planificación y gestión de viajes de trabajo que cada día utilizan más empresas.

Me reservan

Cuando los trabajadores de una compañía tienen que viajar con cierta frecuencia, sigue siendo bastante habitual que todos esos viajes sean contratados a través de una Agencia de Viajes o un Travel Officer que, en primer lugar, se encargará de buscar las mejores alternativas de desplazamiento y alojamiento en función de las indicaciones que reciba de su cliente y la política de viajes que tenga la empresa. Cuando esta haya escogido una de las opciones planteadas, esos intermediarios se encargarán de todo el proceso de reserva y pago, de tal forma que los viajeros finales tendrán todo gestionado. Esta forma de trabajo offline sigue estando presente entre muchas empresas por la comodidad que les supone “despreocuparse” de todo el proceso de comparación y contratación de vuelos, trenes, hoteles…

Pues bien, en el software de gestión de viajes de Sarce Travel, este proceso realizado offline es digitalizado de manera muy simple: desde la solicitud y aprobación del viaje hasta las reservas confirmadas con la Agencia de Viajes para que así, cualquier usuario involucrado en el proceso, pueda consultar cómo se ha planificado y reservado el viaje a la vez que pueda acceder de manera sencilla desde su smartphone, tablet o PC a toda la documentación relativa.

Reservo

Por otro lado, es evidente que existe una clara tendencia por parte de las empresas con trabajadores que viajan a menudo a la autorreserva online, un proceso que puede resultar mucho más sencillo desde la aplicación de Sarce Travel. La herramienta de autorreserva introducida en nuestro software permite definir unos parámetros concretos para facilitar la selección de vuelos, trenes, hoteles… de tal forma que seleccionará solo aquellas opciones susceptibles de ser contratadas por la empresa teniendo en cuenta su política de viajes. En este sentido, no tener que comparar tantas alternativas supone un ahorro de tiempo, de autonomía y de costes.

Obviamente, la “complejidad” del viaje a realizar determina que se opte por la autorreserva o la reserva offline a través de Agencias de Viajes. Por ejemplo, el 64% de los viajes a países europeos tienden a ser planificados, reservados y comprados mediante una herramienta de autorreserva mientras que si estamos ante viajes intercontinentales, esta cifra desciende al 27% e incluso puede quedarse solo en un 7% cuando estamos ante viajes “multidestinos” o a países muy lejanos.

Lo importante de una aplicación como Sarce Travel es que ha implementado un sistema de gestión que permite integrar las reservas realizadas online y offline, además de introducir una herramienta para la autorreserva que permite definir mejor el tipo de viaje que se desea contratar y facilita el acceso a un mayor números de proveedores, especialmente en el caso de trenes. Si necesitas más información, no dudes en llamarnos.

 

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Malentendidos culturales: ¡cuidado con algunos gestos!

notas de gastos para viajes

Como seguro que muchos de los usuarios de nuestra aplicación de notas de gastos de viajes tienen que viajar a países con culturas muy diferentes a la nuestra, hoy nos gustaría dedicar este post a realizar un breve repaso por algunos gestos cuyo significado es muy distinto en otras partes del planeta. Lee con atención porque seguro que así podrás evitar algún incómodo malentendido cultural.

Comer todo lo que te ponen en el plato

Cualquier madre se sentiría orgullosa de servir la comida que ha preparado y encontrarse, pasado un rato, con el plato totalmente limpio y rebañado. Sin duda, en nuestra cultura no tiene ninguna connotación especial, incluso podríamos decir que tiene una positiva al tratarse de la mejor muestra de que los víveres han sido del agrado del comensal. Sin embargo, cuidado con este gesto si viajas a Filipinas ya que allí está mal visto que una persona se coma toda la comida que le sirven. ¿Y a qué se debe que esté mal visto? Pues a que el anfitrión lo interpretará como un gesto de desafío a su capacidad de saciar tu apetito y una de dos, o se enfadará, o te volverá a servir una ración igual o mayor.

Acariciar la cabeza

Mucho cuidado también con acariciar la cabeza de otra persona si viajes a un país asiático ya que allí es considerado un gesto irrespetuoso. Aunque se trate de un niño y para ti este gesto suponga una demostración de cariño o ternura, los asiáticos no lo consideran así porque para ellos, la cabeza de las personas es la parte sagrada de su cuerpo y no debe tocarse por ser donde reside la espiritualidad. Si viajas a esta zona del planeta, procura tenerlo en cuenta para no caer en ninguna situación embarazosa.

Señal de victoria

Sí, ya sabemos que hoy en día no hay selfie sin “V” formada por los dedos índice y corazón. Sin embargo, hay países como Australia, Nueva Zelanda, Irlanda o Reino Unido en el que este gesto resulta un insulto cuando se hace con la palma de la mano hacia dentro. Podríamos decir que el equivalente a mandar a alguien a paseo (que aquí en España haríamos levantándome el dedo corazón dando lugar a la maleducada peineta) es esa señal de victoria que tantas veces vemos en fotografías. Así que cuidado a la hora de posar en estos países no vaya a ser que alguien se sienta ofendido.

Señal de stop

Y algo parecido pasa con el gesto que utilizamos en nuestro país para comunicar a alguien que tiene que detenerse. Levantar la mano, con la palma hacia el exterior y los dedos estirados es interpretado como un insulto en Grecia, donde pensarán que les estás mandando al infierno cuando lo que realmente quieres decir es que se detengan y no vaya a ninguna parte.

¿Conocías el significado de estos gestos en otros países? Está claro que el lenguaje de los signos no es tan universal como parece y existen muchas connotaciones culturales que pueden dar lugar a malentendidos que seguro que en la mayoría de los casos no pasarán de ser una anécdota divertida pero que quizás en otros te causen algún momento incómodo.

Con lo que seguro no tendrás ningún problema es con tu documentación, reservas, alojamiento… si utilizas Sarce Travel para la organización de tu viaje de trabajo y la gestión de la nota de gastos derivada de ese viaje. La forma más funcional y sencilla de tenerlo todo bajo control en un solo clic. Si quieres conocer más aspectos de nuestro software de gestión de viajes de negocios, date una vuelta por nuestro blog o nuestra página web.

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¿Están siendo más caros los viajes de trabajo este 2017?

Sacer Travel

Como bien dice el sabio refranero español “hombre precavido vale por dos”, lo que traducido al mundo empresarial nos viene a señalar lo importante que resulta que una empresa se anticipe a ciertas situaciones que puedan afectar a su marcha en el futuro. Por ejemplo, si hoy en día la partida presupuestaria destinada a los viajes de trabajo es cada vez mayor, parece lógico que las compañías analicen la evolución de los costes de estos viajes para poder realizar una previsión de gastos acertada mediante soluciones específicas de control de gastos. Y eso es precisamente lo que hemos hecho en Sarce Travel, un sencillo análisis sobre lo que está ocurriendo este año en el sector de los viajes en general.

Desafortunadamente, todo apunta a que viajar durante este 2017 será un poco más caro pero ¡que no cunda el pánico! Ni es una tendencia constante ni que se pueda generalizar a todos los destinos del mundo. Las causas de esta subida debemos buscarla en factores como los problemas del actual mercado financiero, la incertidumbre ocasionada por el Brexit o los cambios en el precio del petróleo.

Transporte aéreo

El precio del transporte aéreo ha aumentado ligeramente en el 2017. Pero como te decíamos, este incremento medio que será del 2,5%, no es extensible a todos los casos ya que el punto de partida y el de destino resultan determinantes. Por ejemplo, aquellas empresas que tengan que realizar viajes de negocios a los países asiáticos están de enhorabuena ya que viajar a esta parte del mundo desde España seguirá costando lo mismo. Sin embargo, hacerlo a los países de Europa del Este sí requerirá un mayor presupuesto porque estos desplazamientos se incrementarán en un 4% debido a la escasa competencia.

Si las actividades comerciales de tu empresa obligan a viajar al continente americano, el país determinará el coste de los billetes de vuelo: viajar a los países latinoamericanos puede llegar a ser un 1,9% más barato mientras que desplazarse a Estados Unidos, será un 3,8% más caro el año que viene.

Alojamiento en hoteles

En los últimos años se han producido la fusión de diferentes cadenas hoteleras que hacían intuir un descenso en el precio de los alojamientos. Sin embargo, parece ser que esas grandes ofertas no se llevarán a la práctica hasta el 2018 y que en el 2017 los precios se mantendrán estables.

Los alojamientos pequeños siguen siendo una gran alternativa para las estancias por motivos de trabajo. En nuestro módulo de control de gastos podrás analizar varias opciones para decantarte por la más rentable. A tener en cuenta: alojarte en ciudades como Nueva York o Toronto sí será más económico en lo que queda de año debido al overbooking hotelero que existe y a la gran competencia que están suponiendo las plataformas de alquiler de la nueva economía colaborativa.

En cualquier caso, ya sabes que gracias a nuestra aplicación Sarce Travel especializada en el control de gastos de viaje, tu empresa podrá optimizar el capital a invertir el próximo año, abordando todo el proceso que rodea la organización y el desarrollo de estos viajes de manera integral.

 

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JArquitecture, tu viaje de trabajo en una sola mirada

control de gastos de viajes

A lo largo de los diferentes artículos de nuestro blog estamos tratando de presentarte las diferentes funcionalidades que tienen todos los módulos que forman nuestra aplicación de control de gastos de viajes. Pues bien, hoy le toca el turno a JArquitecture, el esqueleto en el que se apoya Sarce Travel y que permite diseñar y visualizar con exactitud los workflowes que se necesitan en una empresa cuando llega la hora de realizar un viaje de trabajo.

JArquitecture permite una rápida gestión de todo el proceso de trabajo: desde las acciones que deben desarrollarse para que sea posible la aprobación de un viaje de negocios hasta los roles que juega cada trabajador implicado en este proceso. Y como todo ello adquiere la forma de un diagrama, el flujo de trabajo queda plasmado de una manera muy gráfica para que pueda consultarse con una sola mirada. Todo de la forma más práctica, funcional y rápida que puedas imaginar.

JArquitecture de Sarce Travel también establece modelos de comunicación entre las personas que participan en el proceso de organización y desarrollo de un viaje de trabajo, tanto a través de SMS a sus teléfonos como de notificaciones PUSH, y fija unas normas para la sustitución de aquellas que se encuentran enfermos o de vacaciones.

Igualmente, mantiene un historial de todos los pasos que se van realizando en cada documento, facilitando así que haya un seguimiento de todos los cambios que hayan podido producirse a lo largo del proceso de organización del viaje.

Diagrama de workflow

Aunque como te decíamos, una de las características más importantes de JArquitecture es la gestión de un diagrama del workflow que plasma gráficamente todo proceso para que el flujo de trabajo se pueda observar de forma rápida. Cualquier cambio que tenga lugar, quedará reflejado con exactitud gracias a que esta funcionalidad resulta cómoda e intuitiva, lo que permite reducir los errores y el tiempo invertido en dejar patentes esas modificaciones. Ante la mínima duda de “en qué punto del proceso nos encontramos”, bastará con echar una mirada a este módulo para saber qué aspectos están ya gestionados y cuáles están pendientes de realizar.

Como ves, todas las implementaciones de Sarce Travel están pensadas para reducir los tiempos y facilitar el trabajo a las personas que participan en las labores que tienen que ver con la organización de los viajes de trabajo. En definitiva, un ahorro de tiempo y un ahorro de preocupaciones para todos.

Si quieres conocer más sobre cómo funciona esta aplicación, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo comercial para que te explique de manera personalizada todas sus ventajas.