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Claves para agilizar el control de los gastos de viaje

software para gastos

Cuando una empresa se decide a implementar un software para gastos de viajes, se espera que la herramienta permita mantener un control organizado y satisfactorio sobre todos los distintos apartados a tener en cuenta, de cara a la justificación de los costes correspondientes y su reembolso si procede. No obstante, en concordancia con los tiempos que corren, otro factor que debe ser una prioridad en la gestión de los viajes de trabajo debe ser la agilización de los distintos trámites necesarios. Afortunadamente, Sarce Travel es una aplicación que tiene muy en cuenta este extremo y vamos a conocer algunos de los aspectos en los que su uso puede aprovecharse para hacer más fáciles y rápidas las gestiones.

La posibilidad de emplear el teléfono móvil para la introducción de los gastos es una de las características que ha revolucionado este apartado. Ahora, en cuanto el profesional tenga en su mano los justificantes, puede capturarlos y subirlos al sistema en un instante, se encuentre donde se encuentre. Inmediatez y sencillez que evitan que los procesos se dilaten y resten atención a tareas productivas. Además con la digitalización certificada por la AEAT, puede eliminar el justificante.

No obstante, tan interesante como facilitar la introducción de datos es implementar automatizaciones que permitan, en la medida de lo posible, evitar perder tiempo con operaciones o confirmaciones manuales que resulten redundantes.

La introducción de políticas de gastos, como por ejemplo las tarifas por kilometraje, permite predefinir los parámetros a cumplimentar e incluso las respuestas del sistema. Para las organizaciones con unas normativas y controles más específicos, hemos hablado en otras ocasiones de las posibilidades de personalización que ofertan las versiones más avanzadas de nuestro software.

Otras funcionalidades de nuestro software de gastos que repercuten sobre el ahorro de tiempo y complicaciones son la posibilidad de realizar la carga masiva de datos e integraciones con el sistema contable o la obtención rápida de estadísticas y datos, a través de paneles de control que se pueden configurar para que de un solo vistazo ofrezcan las opciones que interesen.

Las prestaciones de Sarce Travel están diseñadas teniendo en cuenta las necesidades que detectamos en los diversos clientes que hacen uso de nuestro software, y aprovechando las posibilidades que ofrecen las tecnologías actuales para racionalizar cada vez más los trámites a realizar.

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Malentendidos culturales: ¡cuidado con algunos gestos!

notas de gastos para viajes

Como seguro que muchos de los usuarios de nuestra aplicación de notas de gastos de viajes tienen que viajar a países con culturas muy diferentes a la nuestra, hoy nos gustaría dedicar este post a realizar un breve repaso por algunos gestos cuyo significado es muy distinto en otras partes del planeta. Lee con atención porque seguro que así podrás evitar algún incómodo malentendido cultural.

Comer todo lo que te ponen en el plato

Cualquier madre se sentiría orgullosa de servir la comida que ha preparado y encontrarse, pasado un rato, con el plato totalmente limpio y rebañado. Sin duda, en nuestra cultura no tiene ninguna connotación especial, incluso podríamos decir que tiene una positiva al tratarse de la mejor muestra de que los víveres han sido del agrado del comensal. Sin embargo, cuidado con este gesto si viajas a Filipinas ya que allí está mal visto que una persona se coma toda la comida que le sirven. ¿Y a qué se debe que esté mal visto? Pues a que el anfitrión lo interpretará como un gesto de desafío a su capacidad de saciar tu apetito y una de dos, o se enfadará, o te volverá a servir una ración igual o mayor.

Acariciar la cabeza

Mucho cuidado también con acariciar la cabeza de otra persona si viajes a un país asiático ya que allí es considerado un gesto irrespetuoso. Aunque se trate de un niño y para ti este gesto suponga una demostración de cariño o ternura, los asiáticos no lo consideran así porque para ellos, la cabeza de las personas es la parte sagrada de su cuerpo y no debe tocarse por ser donde reside la espiritualidad. Si viajas a esta zona del planeta, procura tenerlo en cuenta para no caer en ninguna situación embarazosa.

Señal de victoria

Sí, ya sabemos que hoy en día no hay selfie sin “V” formada por los dedos índice y corazón. Sin embargo, hay países como Australia, Nueva Zelanda, Irlanda o Reino Unido en el que este gesto resulta un insulto cuando se hace con la palma de la mano hacia dentro. Podríamos decir que el equivalente a mandar a alguien a paseo (que aquí en España haríamos levantándome el dedo corazón dando lugar a la maleducada peineta) es esa señal de victoria que tantas veces vemos en fotografías. Así que cuidado a la hora de posar en estos países no vaya a ser que alguien se sienta ofendido.

Señal de stop

Y algo parecido pasa con el gesto que utilizamos en nuestro país para comunicar a alguien que tiene que detenerse. Levantar la mano, con la palma hacia el exterior y los dedos estirados es interpretado como un insulto en Grecia, donde pensarán que les estás mandando al infierno cuando lo que realmente quieres decir es que se detengan y no vaya a ninguna parte.

¿Conocías el significado de estos gestos en otros países? Está claro que el lenguaje de los signos no es tan universal como parece y existen muchas connotaciones culturales que pueden dar lugar a malentendidos que seguro que en la mayoría de los casos no pasarán de ser una anécdota divertida pero que quizás en otros te causen algún momento incómodo.

Con lo que seguro no tendrás ningún problema es con tu documentación, reservas, alojamiento… si utilizas Sarce Travel para la organización de tu viaje de trabajo y la gestión de la nota de gastos derivada de ese viaje. La forma más funcional y sencilla de tenerlo todo bajo control en un solo clic. Si quieres conocer más aspectos de nuestro software de gestión de viajes de negocios, date una vuelta por nuestro blog o nuestra página web.

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¿Están siendo más caros los viajes de trabajo este 2017?

Sacer Travel

Como bien dice el sabio refranero español “hombre precavido vale por dos”, lo que traducido al mundo empresarial nos viene a señalar lo importante que resulta que una empresa se anticipe a ciertas situaciones que puedan afectar a su marcha en el futuro. Por ejemplo, si hoy en día la partida presupuestaria destinada a los viajes de trabajo es cada vez mayor, parece lógico que las compañías analicen la evolución de los costes de estos viajes para poder realizar una previsión de gastos acertada mediante soluciones específicas de control de gastos. Y eso es precisamente lo que hemos hecho en Sarce Travel, un sencillo análisis sobre lo que está ocurriendo este año en el sector de los viajes en general.

Desafortunadamente, todo apunta a que viajar durante este 2017 será un poco más caro pero ¡que no cunda el pánico! Ni es una tendencia constante ni que se pueda generalizar a todos los destinos del mundo. Las causas de esta subida debemos buscarla en factores como los problemas del actual mercado financiero, la incertidumbre ocasionada por el Brexit o los cambios en el precio del petróleo.

Transporte aéreo

El precio del transporte aéreo ha aumentado ligeramente en el 2017. Pero como te decíamos, este incremento medio que será del 2,5%, no es extensible a todos los casos ya que el punto de partida y el de destino resultan determinantes. Por ejemplo, aquellas empresas que tengan que realizar viajes de negocios a los países asiáticos están de enhorabuena ya que viajar a esta parte del mundo desde España seguirá costando lo mismo. Sin embargo, hacerlo a los países de Europa del Este sí requerirá un mayor presupuesto porque estos desplazamientos se incrementarán en un 4% debido a la escasa competencia.

Si las actividades comerciales de tu empresa obligan a viajar al continente americano, el país determinará el coste de los billetes de vuelo: viajar a los países latinoamericanos puede llegar a ser un 1,9% más barato mientras que desplazarse a Estados Unidos, será un 3,8% más caro el año que viene.

Alojamiento en hoteles

En los últimos años se han producido la fusión de diferentes cadenas hoteleras que hacían intuir un descenso en el precio de los alojamientos. Sin embargo, parece ser que esas grandes ofertas no se llevarán a la práctica hasta el 2018 y que en el 2017 los precios se mantendrán estables.

Los alojamientos pequeños siguen siendo una gran alternativa para las estancias por motivos de trabajo. En nuestro módulo de control de gastos podrás analizar varias opciones para decantarte por la más rentable. A tener en cuenta: alojarte en ciudades como Nueva York o Toronto sí será más económico en lo que queda de año debido al overbooking hotelero que existe y a la gran competencia que están suponiendo las plataformas de alquiler de la nueva economía colaborativa.

En cualquier caso, ya sabes que gracias a nuestra aplicación Sarce Travel especializada en el control de gastos de viaje, tu empresa podrá optimizar el capital a invertir el próximo año, abordando todo el proceso que rodea la organización y el desarrollo de estos viajes de manera integral.

 

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JArquitecture, tu viaje de trabajo en una sola mirada

control de gastos de viajes

A lo largo de los diferentes artículos de nuestro blog estamos tratando de presentarte las diferentes funcionalidades que tienen todos los módulos que forman nuestra aplicación de control de gastos de viajes. Pues bien, hoy le toca el turno a JArquitecture, el esqueleto en el que se apoya Sarce Travel y que permite diseñar y visualizar con exactitud los workflowes que se necesitan en una empresa cuando llega la hora de realizar un viaje de trabajo.

JArquitecture permite una rápida gestión de todo el proceso de trabajo: desde las acciones que deben desarrollarse para que sea posible la aprobación de un viaje de negocios hasta los roles que juega cada trabajador implicado en este proceso. Y como todo ello adquiere la forma de un diagrama, el flujo de trabajo queda plasmado de una manera muy gráfica para que pueda consultarse con una sola mirada. Todo de la forma más práctica, funcional y rápida que puedas imaginar.

JArquitecture de Sarce Travel también establece modelos de comunicación entre las personas que participan en el proceso de organización y desarrollo de un viaje de trabajo, tanto a través de SMS a sus teléfonos como de notificaciones PUSH, y fija unas normas para la sustitución de aquellas que se encuentran enfermos o de vacaciones.

Igualmente, mantiene un historial de todos los pasos que se van realizando en cada documento, facilitando así que haya un seguimiento de todos los cambios que hayan podido producirse a lo largo del proceso de organización del viaje.

Diagrama de workflow

Aunque como te decíamos, una de las características más importantes de JArquitecture es la gestión de un diagrama del workflow que plasma gráficamente todo proceso para que el flujo de trabajo se pueda observar de forma rápida. Cualquier cambio que tenga lugar, quedará reflejado con exactitud gracias a que esta funcionalidad resulta cómoda e intuitiva, lo que permite reducir los errores y el tiempo invertido en dejar patentes esas modificaciones. Ante la mínima duda de “en qué punto del proceso nos encontramos”, bastará con echar una mirada a este módulo para saber qué aspectos están ya gestionados y cuáles están pendientes de realizar.

Como ves, todas las implementaciones de Sarce Travel están pensadas para reducir los tiempos y facilitar el trabajo a las personas que participan en las labores que tienen que ver con la organización de los viajes de trabajo. En definitiva, un ahorro de tiempo y un ahorro de preocupaciones para todos.

Si quieres conocer más sobre cómo funciona esta aplicación, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo comercial para que te explique de manera personalizada todas sus ventajas.