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Claves para agilizar el control de los gastos de viaje

software para gastos

Cuando una empresa se decide a implementar un software para gastos de viajes, se espera que la herramienta permita mantener un control organizado y satisfactorio sobre todos los distintos apartados a tener en cuenta, de cara a la justificación de los costes correspondientes y su reembolso si procede. No obstante, en concordancia con los tiempos que corren, otro factor que debe ser una prioridad en la gestión de los viajes de trabajo debe ser la agilización de los distintos trámites necesarios. Afortunadamente, Sarce Travel es una aplicación que tiene muy en cuenta este extremo y vamos a conocer algunos de los aspectos en los que su uso puede aprovecharse para hacer más fáciles y rápidas las gestiones.

La posibilidad de emplear el teléfono móvil para la introducción de los gastos es una de las características que ha revolucionado este apartado. Ahora, en cuanto el profesional tenga en su mano los justificantes, puede capturarlos y subirlos al sistema en un instante, se encuentre donde se encuentre. Inmediatez y sencillez que evitan que los procesos se dilaten y resten atención a tareas productivas. Además con la digitalización certificada por la AEAT, puede eliminar el justificante.

No obstante, tan interesante como facilitar la introducción de datos es implementar automatizaciones que permitan, en la medida de lo posible, evitar perder tiempo con operaciones o confirmaciones manuales que resulten redundantes.

La introducción de políticas de gastos, como por ejemplo las tarifas por kilometraje, permite predefinir los parámetros a cumplimentar e incluso las respuestas del sistema. Para las organizaciones con unas normativas y controles más específicos, hemos hablado en otras ocasiones de las posibilidades de personalización que ofertan las versiones más avanzadas de nuestro software.

Otras funcionalidades de nuestro software de gastos que repercuten sobre el ahorro de tiempo y complicaciones son la posibilidad de realizar la carga masiva de datos e integraciones con el sistema contable o la obtención rápida de estadísticas y datos, a través de paneles de control que se pueden configurar para que de un solo vistazo ofrezcan las opciones que interesen.

Las prestaciones de Sarce Travel están diseñadas teniendo en cuenta las necesidades que detectamos en los diversos clientes que hacen uso de nuestro software, y aprovechando las posibilidades que ofrecen las tecnologías actuales para racionalizar cada vez más los trámites a realizar.

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Tendencias que se imponen en los viajes de trabajo

software para el control de gastos de viajes

Entidades como la Asociación Ibérica de Gestores de Viajes de Negocios (IBTA) y CWT Travel Management Institute han dado a conocer las tendencias que se impondrán en el sector de los viajes de negocios durante los próximos años y lo cierto es que, como empresa especializada en el desarrollo y comercialización de software para el control de gastos de viajes, no podemos estar más entusiasmados con sus previsiones. Todo apunta a que los próximos años serán especialmente positivos para todas las empresas relacionadas con este sector, tal y como te vamos a contar a continuación en este artículo donde compartimos algunas de esas tendencias.

Aumenta la inversión en viajes internacionales

Una de las tendencias que ya estamos notando en estos primeros meses de 2017 es un aumento de los viajes internacionales. Concretamente, se espera que este tipo de viajes aumente entre un 1% y un 2%, lo que repercutirá positivamente en el sector de los viajes de negocios en general, al tratarse de desplazamientos que requieren de más previsión, organización y servicios.

Normalización del low cost

La crisis económica trajo consigo la aparición de los denominados viajes “low cost”, viajes en los que se apuesta por contratar servicios (desde la compañía aérea al alojamiento) con precios más ajustados. Pues bien, aunque parezca una contradicción con las previsiones de aumento de inversión en gastos de viajes, otra de las tendencias que se consolidará durante los próximos años es la normalización de la filosofía “low cost”, que se asentará como una forma habitual de gestionar y contratar todo lo que rodea un viaje de trabajo.

Sí, es cierto que las empresas apuestan por realizar más viajes de negocios pero con responsabilidad y sin despilfarro. De ahí, que opten por comparar más las diferentes alternativas que tienen para sus desplazamientos y alojamientos y apuesten por aquellas de bajo coste que sean capaces de cubrir sus necesidades, como la aerolínea Ryanair o la cadena de hoteles Ibis, por poner algunos ejemplos. En este sentido la herramienta  Sarce Travel resulta de gran utilidad.

Mayor control de gastos

Relacionado con el punto anterior, otra de las tendencias que se imponen en los próximos años es que las empresas intensifiquen la supervisión de sus gastos de viajes mediante soluciones eficaces como el software para el control de gastos de viajes Sarce Travel que ofrece una gestión rápida y práctica de todos los gastos de un viaje de trabajo.

Se trata de llevar un control más centralizado y homogéneo que permita que las fases de un viaje de negocios y el gasto de cada una de ellas quede reflejado de manera sencilla y operativa para todas las partes de la empresa implicadas (departamentos de administración y contabilidad, equipo de ventas, responsables de departamentos…).

Bleisure travel

El 2017 está siendo el año del Bleisure Travel (mezcla de viaje de trabajo y placer), una tendencia que ya venía dejándose ver desde hace un tiempo entre los business travellers y que se consolidará en los próximos años. Hoy en día, 7 de cada 10 viajes de trabajo tienen un componente de ocio, especialmente cuanto menor es la edad del trabajador, que busca aprovechar su viaje de trabajo para hacer turismo, conocer la ciudad en la que se encuentra o disfrutar de actividades culturales y de ocio propias del lugar. Por ello, se opta por estancias más largas, que tienden a unirse con el fin de semana para sacar más partido al desplazamiento realizado.

Como ves, todo apunta a que estamos ante años importantes para el sector de los viajes de negocios y desde Sarce Travel estamos trabajando para adaptarnos a los cambios que se impongan y poder satisfacer las nuevas necesidades que surjan en las empresas, las cuales, contarán siempre con un aliado de última generación como es nuestro programa de control y notas de gastos.