¿Qué datos debe reflejar un informe de gastos de viaje?

Uno de los momentos que más aborrecen las personas que viajan con frecuencia por motivos de trabajo es cuando tienen que enfrentarse a la elaboración de la correspondiente nota de gastos de viaje, una tarea que puede volverse muy tediosa si no cuentan con una herramienta como el módulo JExpenses de Sarce Travel de Sarce.

Nuestro módulo especializado en la confección de notas de gastos de viaje automatiza la autorización, el control, el registro contable, la recuperación del IVA y la liquidación de los gastos de los viajes laborales de una forma sencilla y efectiva, tanto para el trabajador como para la propia empresa. Además, esta aplicación facilita la incorporación de datos así como el acceso a los que ya están reflejados. Y todo ello de forma rápida y segura, lo que permite reducir notablemente los tiempos de elaboración de estos informes y minimizar los errores que puedan darse en los mismos.

Cuando una empresa cuenta con Sarce Travel de Sarce puede tener una visión integral de los gastos de viajes, registrando en pocos clics todos esos gastos extras, tanto los que se han anticipado como los que hay que abonar posteriormente a los empleados que han estado fuera. En definitiva, una herramienta fácil de manejar a través de un PC o de una APP, muy intuitiva y sobre todo, muy práctica para tener acceso a todos los datos que deben reflejarse en un informe de gastos de viajes.

Pero ¿cuál es esa información que debe constar en un informe de gastos de viaje? Pues aunque todo depende del tipo de empresa ante el que nos encontremos (ya que cada una tendrá su propio protocolo de actuación para cumplimentar estos informes), hay una serie de datos que suelen estar presentes en la mayor parte de informes de gastos de viajes. Entre la información más frecuente se encuentra:

  • Fecha de partida y regreso del viaje
  • Motivo que origina el viaje de trabajo
  • Persona que prepara el viaje y persona que lo autoriza
  • Número de personas de la empresa que participan en él y departamento al que pertenecen
  • Kilometraje (si el viaje se realiza en coche tanto de la empresa como alquilado)
  • Peajes (si el viaje se realiza en coche, también deben constar los peajes de las autopistas)
  • Billetes de otros medios de transporte (tren, avión, autobús…)
  • Taxis
  • Comidas (realizadas durante los días del viaje por el total de trabajadores desplazados)
  • Alojamiento (hotel y número de noches que se pernocta)
  • Otros (en este apartado tienen cabida otros gastos como pueden ser un parking o un ticket de la ORA)

Una herramienta como Sarce Travel de Sarce permite una gestión mucho más rápida y cómoda de toda esta información para que cuando llegue el momento de requerir un informe de gastos de viajes para evaluar todo el proceso, la confección de este resulte mucho más sencilla y correcta. Igualmente, esta herramienta permite gestionar todas las modalidades de reembolso de gastos anticipados por los trabajadores (efectivo, transferencia, nómina) a la vez que origina un registro contable en función del plan de cuentas del usuario.

Deja de pelearte con tus hojas de viajes y confía en la precisión y en la comodidad de una herramienta como Sarce Travel de Sarce.

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