OVS

PERFIL CORPORATIVO

Desde su creación, en 1926, el Grupo OVS ha representado el mundo de negocios y comercios venecianos y también hoy en día se anima por los mismos principios y por el mismo espíritu mercantil. En 2005, gracias al fuerte impulso dado por el Administrador Delegado, Stefano Beraldo, Grupo OVS ha empezado un proceso de renovación y evolución, a través de innovaciones de las marcas y de un plan de inversión para la expansión comercial, nacional e internacional, aún en curso. Grupo OVS es el más grande retailer de ropa italiano, con una cuota de mercado del 7,06%, 10.266 empleados, 1.280 tiendas en el mundo, que operan bajo cinco marcas: OVS, Coin, Upim, Iana y Excelsior Milano. El grupo controla directamente toda la cadena de suministro con un departamento Style interno que cuida del desarrollo y creación de las colecciones y departamentos de compras con sede en Hong Kong, Shanghái, Nueva Delhi, Dhaka y Estambul que gestionan el scouting de los proveedores y el control de calidad.

ANTES DE AIR PLUS Y SARCE TRAVEL

Más de 2.000 empleados del Grupo viajan, cada año, en el país y al extranjero. Desde hace más de quince años Grupo OVS se apoya en un Departamento de Viajes interno para la búsqueda de la mejor alternativa de viaje, en colaboración con la agencia de viajes de confianza, que reserva los servicios solicitados. Anteriormente los viajes se adquirían en parte por el departamento de viajes pagando con tarjeta y en parte por la agencia de viajes a través de transferencia bancaria con facturas mensuales. Esta forma, que parece simple y rápida, obligaba la contabilidad al registro manual de todos los movimientos, consumando recursos y con posibilidad de errores en la imputación de los costes a los CECOs, además no permitía hacer análisis sobre cada partida de gastos, por periodo, etc. En general, todos los procesos relacionados al Business Travel se gestionaban de forma manual: de la solicitud a viajar a la gestión de anticipos, del informe de gastos a su liquidación y contabilización.

La solución integrada AirPlus/Sarce

En 2003 Grupo OVS ha elegido dar mayor atención a la gestión del business travel adoptando tarjetas lodged de AirPlus como forma de pago, simplificando los procesos administrativos: AirPlus, mensualmente, proporciona extractos cuentas en formato .PDF y .XLS con detalles de las transacciones. En 2012 Grupo OVS ha hecho un paso más en la optimización de los procesos del business travel, informatizando la gestión de viajes y notas de gastos gracias a la adopción de la solución Sarce Travel.

“La introducción de la herramienta de Sarce, integrada con las soluciones Air Plus para el pago de servicios de viaje, ha permitido un enorme paso adelante hacia una gestión más eficaz y eficiente del business travel de nuestro Grupo. Eso se traduce en ahorros de tiempos administrativos y una más simple gestión del viaje para todos los compañeros que viajan por trabajo en OVS”

Matteo Valle, Organization, Compensation & General Services Manager, Gruppo OVS

Porqué Sarce Travel

Gracias a la integración de los flujos diarios enviados por AirPlus, Sarce Travel ha permitido al Grupo controlar todo el proceso y reducir significativamente los costes administrativos. Todas las transacciones se cargan automáticamente en las notas de gastos de los empleados y contabilizadas, según las reglas definidas en Sarce Travel, sin ninguna intervención humana. El ahorro en tiempo es evidente y ha permitido eliminar el servicio externo que gestionaba más de 30.000 notas de gastos y 14.000 transacciones de billetes de viajes. La sencillez de uso de Sarce Travel junto a su flexibilidad de workflow, ha permitido extender rápidamente su uso a las cinco sociedades del Grupo y a sus 700 oficinas. La introducción de la solución también ha mejorado la comunicación con la agencia de viaje: el intercambio de los datos de los empleados permite reducir errores y ahorrar tiempo. A través de Sarce Travel el departamento de viajes interno monitoriza las solicitudes de viajes y controla rápidamente los documentos enviados por la agencia.