Los gestores de viajes corporativos confirman la necesidad de disponer de herramientas TIC para optimizar el Business Travel

El pasado mes de marzo se hicieron públicos los resultados de un exhaustivo estudio realizado por la American Express Global Business Travel y la ACTE (Association of Corporate Travel Executives) con el objetivo de identificar las vías principales por las que el sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) se expandirá durante los próximos años.

En él participaron 350 gestores de viajes corporativos de todo el mundo, el 85% de los cuales aseveró que el sector crecerá a causa de la continua expansión global de las empresas

Más de la mitad (el 52%) coincidieron en señalar la optimización de los gastos; el cumplimiento de las normativas de seguridad y responsabilidad para con el viajero y la mejora de los servicios que  se facilitan a este durante el desplazamiento los tres factores más importantes a tener en cuenta para definir una buena estrategia de gestión de los viajes corporativos.

Pese a ello, sorprende que el 44% de los encuestados reconociera que sus organizaciones aún no disponen de herramientas útiles para recabar datos precisos sobre los costes de cada viaje corporativo; las reuniones y actividades desarrolladas por las personas que participan en él y su nivel de satisfacción tanto profesional como personal.

Con respecto a este último factor, también llama la atención que tan sólo el 21% de los gestores de viajes corporativos afirmaron disponer de información suficiente para analizar la correlación entre la percepción positiva del viaje por parte del trabajador y su rendimiento laboral durante este.

Teniendo en cuenta todos estos datos, que señalan los principales retos que han de afrontar las empresas en el marco de su actividad MICE, y considerando que en España el sector goza de buena salud (en 2014 ya era tercero en el ranking mundial de países más visitados con motivo de la celebración de congresos y ferias profesionales según el ICCA) podemos afirmar que disponer de una herramienta para gestionar el Business Travel ayuda a definir, supervisar y evaluar la estrategia de viajes corporativos y, que es, por tanto, imprescindible para las empresas con vocación internacional.

Por sus características, estos aplicativos dan solución a todas las carencias identificadas por los expertos que participaron recientemente en el estudio realizado por la American Express Global Business Travel y la ACTE.

En general, es mejor optar por soluciones con estructura modular porque eso permite gestionar cada aspecto del desplazamiento (viajes, gastos, coches y actividades), compartiendo una misma estructura de flujo de trabajo. Hay que buscar también herramientas que tengan  capacidad de integrar la información de los viajes con la base de datos corporativa porque eso agiliza cualquier análisis que se quiera realizar. Finalmente, al incorporar una, también se facilita que el feedback de los viajes llegue de forma clara y legible a los responsables de la estrategia MECI de las empresas.

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