Hacienda y los gastos de viaje: Obligados a entenderse

Todas las primaveras, Hacienda se cuela en las vidas de los ciudadanos. Es todo un clásico la proliferación de noticias sobre el inicio de la campaña del IRPF con sus novedades y previsiones. Pero en el seno de las compañías la Agencia Tributaria está presente de una u otra manera durante todo el año. Responder adecuadamente a sus requerimientos y cumplir con las distintas obligaciones fiscales es una tarea crítica dentro de la gestión corporativa.

Una buena tramitación de las relaciones con Hacienda permitirá no solo librarse de amonestaciones sino aprovechar las distintas compensaciones que establezca la Ley. En la labor de recopilación de la documentación oportuna para realizar las distintas presentaciones ante la AEAT siempre ha sido complejo compilar y justificar los gastos de viaje; en definitiva, fiscalizarlos. En su proceso de consumo y gestión participan múltiples personas y, en buena medida, se compone de tiquets y facturas simplificadas fáciles de traspapelar.

Sin embargo, una correcta gestión de este tipo de gastos no solo impacta positivamente de forma directa en la contención del gasto general corporativo, sino que puede repercutir en deducciones fiscales que de otra manera no se contemplarían, incidiendo positivamente de forma indirecta en los resultados empresariales.

Contar con una solución que automatice la gestión de gastos de viaje facilita este escenario al permitir centralizar en un mismo entorno los distintos flujos que se generan en la tramitación y ejecución de los desplazamientos. La posibilidad de incorporar a ese proceso en tiempo real, incluso desde cualquier dispositivo móvil, documentación que justifique los gastos evita pérdidas y garantiza su perfecta contabilización, al integrarse automáticamente en el ERP corporativo.

Es decir, la empresa tiene un control absoluto de los gastos generados y las facturas relacionados con estos para incluir en sus distintas comunicaciones con la Agencia Tributaria. Algo que la próxima puesta en marcha (esperemos a ver qué planes al respecto tiene el nuevo Gobierno que se forme) del modelo SII exige al máximo pues obligará a informar del IVA casi en tiempo real.

Envío de información sobre facturas en tiempo real

Efectivamente, en los próximos años (inicialmente a partir de 2017 aunque el proyecto ya acumula retraso en su desarrollo tras las últimas elecciones), las grandes empresas, grupos societarios y compañías adscritas al régimen de devolución mensual del IVA tendrán que remitir vía telemática información de las facturas emitidas y recibidas. En el caso de estas últimas, el plazo es de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes.

No hay que enviar las facturas en sí, sino detalles como número y serie de la factura; fecha de expedición; fecha de las operaciones; identificación del expedidor; base imponible; tipo de IVA (o IVA incluido); IVA soportado (deducible en el periodo de liquidación; RECC, adquisiciones intracomunitarias de bienes; inversión sujeto pasivo/oro de inversión.

Este modelo supone la configuración en la sede de la AEAT de un libro de registro virtual de la compañía que tenderá a la eliminación del proceso de envío de los modelos 347, 340 y 390.

La celeridad en el envío de esta información, junto con la necesidad de extraer específicamente el tipo de detalle solicitado, obliga a incorporar soluciones de software que simplifiquen este proceso y permitan remitir tal cantidad de datos en los tiempos fijados.

¿Está su empresa preparada para adaptarse a esta nueva exigencia de la Agencia Tributaria? ¿Consigue todas las compensaciones por IVA posibles de sus gastos de viaje?

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