Gestionar el Business Travel o cómo facilitarle la vida al viajero … y al gestor, y al administrativo, y al financiero …

La transformación digital está siendo la gran protagonista de esta década. Una transformación que afecta a todos los ámbitos de la sociedad y que implica un cambio de paradigma, una disrupción efectiva sobre los modelos de relación, comunicación, gestión, economía, … a los que estábamos acostumbrados hasta la fecha. La transformación digital impregna no solo la forma, también el fondo. Una vez que nos hagamos digitales, ya no habrá vuelta atrás y nada volverá a ser lo mismo. Pero, ¿qué pasa desde que uno piensa en la digitalización, hasta que realmente es digital? Ese proceso de transformación en el que conviven lo analógico y lo digital es lo que hoy por hoy, sigue poniendo el freno y ralentizando un cambio que, queramos o no, será inevitable.

Acotando esta reflexión al ámbito de los viajes de empresa, es difícil adaptarse a los requerimientos de los viajeros más avanzados en el uso de la tecnología, que bien podrían ser los profesionales de la nueva Generación Y o los ya famosos milenials. Para ellos, el uso de la tecnología es una obviedad y, por lo tanto, no se discute. Sencillamente, no conciben un entorno laboral en el que no se aplique. Tampoco en sus desplazamientos profesionales, entenderían la carencia de dispositivos tecnológicos o diversas aplicaciones que les permitan desde enviar los tikets a la oficina, hasta consultar sus notas de gastos, acceder a listados e informes sobre los gastos asociados a determinados proyectos, consultar su estado de situación respecto a la política de viajes marcada por la organización, etc. Por supuesto, ni qué decir tiene que la reserva del viaje en cuestión y todo lo que este implica, si depende de ellos, claramente se valdrán de la tecnología para gestionarlo.

Esto, desde el punto de vista del viajero. En el lado administrativo o financiero, más de lo mismo. Introducir manualmente los gastos en un Excel, ya no se lleva. A los profesionales de estas generaciones que cuento, habría que hacerles un tutorial para explicarles el funcionamiento de estos modelos, para ellos arcaicos. Estos profesionales prefieren soluciones tecnológicas que, con un solo click les permitan gestionar todas las fases previas al desplazamiento, desde la organización hasta la aprobación, los anticipos y el registro automático de los movimientos financieros, de los gastos, la liquidación de los reembolsos, el registro automático de los gastos en Contabilidad, etc.

En la otra parte de la tabla, encontramos a los profesionales que algunos ya han denominado inmigrantes digitales, los que utilizan la tecnología, porque casi no les queda más remedio pero que siguen pensando en analógico. Estos profesionales, lo que necesitan por encima de cualquier otra cosa, es que la tecnología que utilicen, les haga el trabajo más sencillo. Por eso, lo que priman es la facilidad de uso, la transparencia y la flexibilidad. A través de estas cualidades han aprendido a valorar otras cuestiones como la seguridad de la información que manejan, la eficiencia que aporta a los procesos o la garantía de cumplimiento de las normativas legales en curso.

En todo caso, la gestión del Business Travel avanza imparable hacia el mundo digital, Ahora bien, hay otras cuestiones sobre las que la Política de Viajes Corporativa debe poner el foco, más allá de la personalización de soluciones que

Sea como sea, la transformación digital es hoy, como decía al principio, un hecho. Estamos inmersos de lleno en un proceso que no sabemos cuánto durará, pero que, sin lugar a dudas, está cambiando las reglas del juego, también en el entorno de los viajes de empresa. Un entorno en el que la tecnología debe ser un facilitador para el viajero y también para los gestores.

 “A lo largo de 2015 hemos visto ya como las políticas de viajes de muchas compañías han evolucionado poniendo al viajero como pilar central de la política, enfocándose en la seguridad y en mejorar la experiencia del viaje, lo que no implica que el foco en la optimización de costes deje de estar, ni mucho menos, este es ya un clásico. En 2016, esta tendencia en la política de viajes va a continuar y va a extenderse dentro de un mayor número de empresas”, según apunta Charles de Bonnecorse, director de ventas en American Express Global Business Travel España.

Además de adaptarse a la cultura viajera de los empleados, las empresas españolas están haciendo verdaderos equilibrios para que los desplazamientos se realicen con el mayor confort sin que se disparen sus presupuestos, incluso propiciando el ahorro, porque la crisis ha dejado una indudable lección para una larga temporada: hay que seguir siendo eficientes con los costes antes, durante y después del viaje.

Nuevos players

Forum Business Travel también ha detectado la creciente importancia de nuevos actores en el mercado. Un caso muy claro es el del tren.

Desde 2010, las empresas europeas están gastando un 30% más al año en este medio de transporte, de acuerdo con la cifras aportadas por Aurélie Lucas, de Voyages-SNCF España. ¿La razón? “Hay una necesidad de ganar tiempo, de evitar el estrés, de no tener que quitarse los zapatos en un control… El tren está de moda”, asegura. Y cada vez son más los servicios adaptados a los viajeros de negocios.

Otros proveedores con creciente peso en el business travel son los consolidadores hoteleros. HRS es un buen ejemplo. Con 300.000 establecimientos en 190 países, aglutina una oferta riquísima de opciones independientes allá donde la cadena de turno no llega. “Para una empresa, disponer de todo este portfolio en una sola plataforma online, con precios negociados a gran escala, unidos a sus propios acuerdos, e integrada con los principales canales de reserva es una ventaja enorme”, apunta Isabel Torra, su directora general en España.

Un movimiento parecido se está gestando en la distribución aérea a través del proyecto New Distribution Capability (NDC), impulsado por la International Air Transport Association (IATA).

Se trata de un protocolo en lenguaje XML para que las aerolíneas puedan ofrecer sus servicios a través de todos los canales de manera más transparente y universal. Los travel managers convocados por Forum Business Travel piensan que aún está en fase muy embrionaria y que de momento suscita más preguntas que respuestas, pero aprueban su implantación si este estándar tecnológico facilita su tarea cotidiana.

Y TNSJ de Sarce les puede ayudar en todo este proceso, ya que nuestro objetivo es ofrecer soluciones integrales de Business Travel Management integradas con todas estas nuevas plataformas.

Utilizamos cookies para mejorar la experiencia más información

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi