Consejos a la hora de alquilar un coche en tu business trip

Alquilar un coche está a la orden del día. Muchas empresas optan por esta alternativa cuando sus profesionales tienen que desplazarse por motivos de trabajo. En otras ocasiones, será ya en el lugar de destino donde alquilen un vehículo que permita a sus empleados moverse con independencia mientras se prolongue su estancia. En cualquier caso, estamos ante una práctica habitual pero que puede generar sorpresas desagradables cuando llega la hora de confeccionar el  informe de gastos del viaje a través de JExpenses, el módulo que TNSJ de Sarce que permite tener un registro y una visión global de los gastos derivados de un business travel de manera sencilla. Es este post nos gustaría compartir contigo una serie de consejos que debes tener en cuenta para que alquilar un coche durante un viaje de trabajo no se convierta en una pesadilla.

Reserva con antelación

El precio de alquiler de los vehículos tiende a subir cuanto menor es la antelación con la que se ha efectuado la reserva, especialmente si estamos en temporada alta. Reservando con antelación garantizarás la disponibilidad del vehículo a mejor precio. Además, las empresas de rent a car no suelen cobrar anticipos por efectuar reservas.

Comprueba la edad del conductor

Si son varios los trabajadores que van a realizar el viaje, es importante que la reserva del coche y el primer conductor que conste, sea una persona con cierta edad. No ocurre en todas las empresas de alquiler de coches, pero sí hay algunas que pueden cobrar recargos adicionales cuando se trata de un conductor joven (menor de 25 años). Algunas también pueden exigir que la persona que vaya a conducir el automóvil cuente con dos años de antigüedad al volante, aspecto que también debes tener en cuenta para no tener contratiempos a última hora o que te cobren un recargo sin contar con él.

Revisa el coche con lupa

A la hora de alquiler un coche para desplazarte durante un viaje de trabajo es habitual que la empresa te cobre una fianza que será reintegrada cuando devuelvas el vehículo, siempre y cuando no haya sufrido ningún desperfecto. Por eso es importante que observes en qué condiciones te hacen entrega del coche, y si ves alguna anomalía (rayones, golpes, manchas en la tapicería…), lo más aconsejable es que saques fotografías que demuestren el estado en el que recibiste el automóvil.

Comprueba el kilometraje contratado

Otra forma de evitar sustos posteriores en el informe de gastos del viaje es confirmar si el coche alquilado tiene algún tipo de límite de kilometraje y si es así, a cuánto asciende cada kilómetro de más recorrido. En función de lo que te explique la empresa arrendadora, podrás valorar si te interesa alquilar un coche con o sin límites de kilómetros y no te llevarás sorpresas a la hora de abonar el servicio.

Revisa el seguro

El tema del seguro que se incluye en el alquiler del vehículo merece un punto aparte. Lo más habitual es que las compañías de alquiler de coches cuenten con un seguro que incluya las coberturas más básicas (colisión y robo), de tal forma que cualquier otro incidente corre a cuenta de quien lo alquila. Por este motivo es tan importante revisar las coberturas que ofrece, los conductores que incluye, si tiene franquicia o no… y si el desplazamiento va a ser lejano o durante muchos días, barajar si merece la pena contratar un seguro que ofrezca mayores garantías.

Política de combustible

Y ya para finalizar, es fundamental tener claros ciertos aspectos de la contratación como la política de combustible de la empresa. Lo más habitual es que te entreguen el vehículo con el depósito lleno y tú tengas que devolverlo igual (si no se hace, la mayoría de las empresas cobran un recargo de más de 30€ por el servicio más el importe de la gasolina). En cualquier caso, no está de más que te asegures de este aspecto así como de los puntos y horas de entrega del coche. No serías la primera persona que tiene que pagar un recargo por devolverlo 30 minutos fuera del plazo contratado.

 

El módulo JExpenses de TNSJ Sacer resulta de gran utilidad para gestionar todos los gastos derivados de los desplazamientos de un viaje de trabajo. Además, cuenta con implementaciones especiales que te permiten comprobar, por ejemplo, la ruta del coche, los kilómetros recorridos o la gestión de pagos de carburante. ¿Quieres conocer más de estas funcionalidades? Llámanos sin compromiso.

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