Publicado el

¿Necesitas contención en tus gastos de viaje? Sarce Travel te ayuda

Si bien la inversión en viajes de negocios ha repuntado en los últimos años, no deja de ser algo frecuente que una empresa se encuentre con la necesidad de revisar sus políticas y procesos en este ámbito para tratar de alcanzar una mayor eficiencia en el gasto. El control exhaustivo que facilita un software de gestión de viajes como el nuestro, es el mejor punto de partida para identificar deficiencias a corregir u oportunidades de ahorro. Además, al tratarse de una herramienta con amplias posibilidades de configuración personalizada, te resultará sencillo introducir en Sarce Travel cualquier cambio operativo que te interese. A continuación te sugerimos algunas de las vías que están empleando las empresas para ahorrar en desplazamientos sin perder oportunidades de negocio:

Apertura a proveedores alternativos: si como particulares buscamos activamente y nos beneficiamos de los servicios innovadores que nos permiten alcanzar precios más baratos en viajes y alojamientos, ¿por qué no hacerlo también en el ámbito profesional? Los gigantes de la economía colaborativa están orientando cada vez más su negocio a las empresas, aportándoles las garantías que exigen, aunque hay reticencias que persisten. Sin embargo, hay otros apartados a tener en cuenta como el uso de self booking tools en lugar de agencias de viaje convencionales, para lo cual, Sarce Travel incorpora una funcionalidad específica.

Digitalización total: el papel se ha convertido en uno de los lastres económicos más claros en la parte administrativa de una empresa. Prescindir de la documentación impresa significa ahorro en costes de aprovisionamiento e impresión, en espacio de almacenamiento y en tiempo de trabajo invertido en su gestión, de modo que el montante total resulta notable a largo plazo. Las prestaciones de Sarce Travel tienen muy en cuenta la necesidad de propiciar una transición segura y cómoda a una gestión paperless.

Prevención del fraude interno: nos guste o no, las estadísticas siguen dejando evidencias de que el fraude en la justificación de gastos persiste en mayor o menor medida. Contar con nuestra plataforma centralizada para procesar todos los gastos, con el beneficio añadido de disponer de funcionalidades como el envío inmediato de los justificantes de gasto y/ o facturas desde el destino del viaje o el establecimiento de condiciones y limitaciones automatizadas para el cálculo de reembolsos, reduce considerablemente las posibilidades de incurrir en malas prácticas.

Estos son solo algunos ejemplos de tendencias actuales de reducción del gasto que tienen su reflejo en las características del software para gastos de Sarce Travel. Consúltanos ya sobre aquellas prestaciones que te interese ver cubiertas en una solución de gestión de viajes y seguro que podemos ofrecerte las más adecuadas a tus necesidades.

Publicado el

¿Qué servicios de hotel son adecuados para el business travel?

Aunque es posible detenerse en toda una serie de elementos a la hora de garantizar el confort necesario para un viaje de trabajo, al final son la calidad y las comodidades del alojamiento lo que verdaderamente marca la diferencia. Por eso, igual que evolucionan los transportes, las comunicaciones, los formatos de viaje o el propio software para gastos, los hoteles no pueden quedarse anclados en el tiempo, y el viajero de negocios tampoco se conforma con cualquier cosa. Desde Sarce Travel repasamos algunas de las características que hoy por hoy se consideran más importantes en este sentido, de acuerdo con los estudios.

Carga para todo tipo de aparatos: la idea de confort en 2018 excluye que el viajero tenga que llevarse a cuestas una regleta de enchufes o cinco adaptadores diferentes. Una de las comodidades asociadas a las nuevas tecnologías y más solicitadas por los huéspedes de negocios es contar con abundantes y accesibles puntos de carga eléctrica para los diversos dispositivos que acarrean, y mejor aún si se dispone de algunos con conexión directa por USB.

Recogida en el aeropuerto: una de esas medidas que se llaman de ‘calidad de vida’ y que puede ahorrar mucho tiempo y preocupaciones al viajero, en especial en aquellos destinos que presentan mayores dificultades idiomáticas o comunicaciones más complejas.

Instalaciones de trabajo: el ritmo frenético de un desplazamiento de estas características exige a menudo llevarse el trabajo a cualquier sitio. Disponer de una superficie adecuada para ello, una infraestructura de telecomunicaciones y el acceso a servicios de reprografía, de tal manera que el profesional esté en condiciones de montar una especie de minioficina si lo requiere, puede impulsar notablemente la productividad de la estancia.

Entretenimiento de calidad y personalizable: además de unas opciones amplias y premium de entretenimiento audiovisual, cada vez es más común ofrecer facilidades para que el huésped conecte sus propios dispositivos de forma inalámbrica o mediante ‘docks’ a los equipos multimedia de la habitación, a fin de disfrutar de sus propios contenidos favoritos.

Acceso rápido a servicios: en medio del ajetreo, se agradece que las complicaciones para realizar una solicitud al hotel o para consultar cualquier aspecto de la reserva se reduzcan a la mínima expresión. Las grandes cadenas apuestan cada vez más por desarrollar sus propias aplicaciones móviles para poner todas las funcionalidades en la palma de la mano del viajero, como Sarce Travel, ya que gracias a nuestra App podrás reportar, de forma remota, todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios.

Publicado el

Cómo minimizar el fraude interno en gastos de viaje con Sarce Travel

El fraude interno sigue siendo una realidad a la que están expuestas las empresas y los estudios apuntan a que las asignaciones o compensaciones de gastos asociadas a los viajes de trabajo han sido a lo largo de los años una de las mayores fuentes de problemas. Afortunadamente, con la exhaustiva organización de viajes y sus facturas correspondientes, que ofrece nuestro software de control de gastos, quedan restringidas las vías que pudieran suponer vulnerabilidades. Sarce Travel incorpora numerosas funcionalidades que se convierten en el mejor aliado para prevenir y combatir el fraude interno en este ámbito.

Nuestro sistema implementa un protocolo fiable para crear y guardar todas las notas de gastos correspondientes a un viaje. Además de automatizar el registro de los pagos electrónicos y los movimientos financieros, es posible la introducción inmediata de los tickets por vía remota durante la estancia, a través de dispositivos móviles.

De igual modo, resulta sencillo monitorizar y consultar con inmediatez en cualquier momento posterior todos los justificantes. Lo mejor es que Sarce Travel genera automáticamente registros contables para la contabilidad general de la empresa. En definitiva, la trazabilidad de cualquier movimiento registrado en el sistema es absoluta.

Puedes organizar cada detalle administrativo del viaje a través de nuestra plataforma y aplicarle la política corporativa correspondiente, de modo que se detecte de forma automática cualquier tipo o importe de gasto que escape a la misma. De igual modo, las reservas de alojamientos y transportes pueden integrarse en Sarce Travel, sea cual sea el canal escogido para realizar la compra.

No obstante, las prestaciones de Sarce Travel van mucho más allá de lo asociado estrictamente al registro de gastos, lo que contribuye igualmente a prevenir cualquier hipotética irregularidad. Por ejemplo, entre las características de las versiones más avanzadas de nuestra herramienta se encuentra la geolocalización de los profesionales desplazados, garantizando así que todos los gastos y movimientos se realicen en el destino fijado.

En resumen, nuestro software de gestión de viajes permite alcanzar las cotas deseables de transparencia y responsabilidad interna, al mismo tiempo que aporta una capacidad de automatización e integración contable que permite ahorrar tiempo y recursos en el control de los gastos.

Publicado el

Compendio de tasas ocultas en la industria del viaje

Disponer de un informe de gastos de viaje es fundamental para cualquier empresa, ya que les permite conocer información detallada sobre el coste de los mismos. Pero en Sarce sabemos que en muchas ocasiones esto puede resultar complicado por la falta de tiempo y de una plataforma adecuada para que los empleados registren esta información de forma rápida y con rigor. Por ello hemos creado un software destinado a conocer y facilitar la información relativa a los viajes realizados por el personal de tu empresa.

Uno de los costes más importantes en los viajes es el del transporte, ya que normalmente este es por avión y en la búsqueda prima más que se adapte al horario y fechas predefinidos que al precio de los mismos, seguido del hotel, tasas, comidas, etcétera. Todos estos conceptos y cualquier otro que necesites conocer lo puedes incorporar al dossier de costes de viaje con Sarce, ya que es un software muy flexible con el objetivo de adaptarse a las necesidades concretas de cada cliente.

Siendo uno de los costes principales en cualquier viaje, el billete de avión puede conllevar determinadas sorpresas, ya que desde que seleccionamos el precio que nos conviene hasta que procedemos a su pago final, nos encontramos con un incremento que puede hacer que deje de interesarnos, esto es porque en el precio inicial no han tenido en cuenta una serie de tasas ocultas, como la tasa de carburante que establece cada compañía aérea para compensar la subida del precio del petróleo, los gastos de seguridad y las primas de los seguros; la tasa aeroportuaria, que es la que impone el aeropuerto por el uso de sus instalaciones; la tasa de aviación civil del Estado, con la que financia su administración; y la tasa de seguridad del entorno, también del estado, que cubre las medidas de control de pasajeros y equipajes, así como la seguridad en los aeropuertos.

Aunque cada vez se exige una mayor transparencia en el precio final de los billetes de avión, en Sarce Travel te recomendamos que leas atentamente las condiciones de los mismos, ya que un precio bajo también puede corresponder a la ausencia de servicios que podemos entender como básicos, desde equipaje de cabina o facturable, comida y bebida durante el vuelo, elección del asiento y el embarque prioritario.

Publicado el

El auge de la clase turista premium llega a los vuelos de trabajo

Sarce Travel

Ten la información actualizada sobre los costes de los viajes de tu empresa con el software para gastos que hemos desarrollado en Sarce Travel, ya que está totalmente orientado a facilitar la incorporación de los tickets de gasto mediante escaneado OCR de los mismos, lo que supone un importante ahorro de tiempo para tus empleados a la hora de mantener la información actualizada, además de evitar errores derivados de la grabación de datos manual.

La inversión que supone contar con nuestro programa de gestión de gastos de viajes será rápidamente rentabilizada con el ahorro de tiempo que le dedican tus empleados a incluir cada gasto en el que incurren, además de ofrecer un gran número de opciones muy interesantes.

Cada vez más empresas y sus ejecutivos tienen una mayor preocupación por los gastos que representan los viajes para sus empresas, ya que el modelo de negocio actual en el que tanto clientes como proveedores están repartidos por el mundo, requieren de un cierto número de desplazamientos por visitas. Por eso muchos de ellos han acogido con entusiasmo la aparición de una nueva clase en los aviones de la mayoría de las compañías aéreas: Turista Premium.

El concepto de la clase Turista Premium es brindar un mayor espacio y confort a sus usuarios pagando mucho menos por ello que en la clase Business o Primera. Las condiciones concretas varían en función de la aerolínea, las más básicas son las que ofrecen asientos más anchos, más reclinables y con mayor espacio para las piernas; mientras que las más completas pueden incluir acceso prioritario, una mayor oferta de entretenimiento a bordo, más opciones en la comida que sirven, servicio de bebidas, periódico, enchufe, bolsa de aseo y muchas otras más.

El éxito de la clase Turista Premium ha superado las expectativas de sus promotores, ya que además de ser demandadas por los ejecutivos que quieren controlar los costes, cada vez más pasajeros de placer optan por esta opción.

Muchas aerolíneas la consideran la clase más rentable, puesto que el incremento de costes para ellos es menor que los ingresos que generan, ya que su precio supera en gran medida el de la clase turista y no es tan elevado como las clases superiores de Business y Primera.

Disfruta de la comodidad en la nueva clase Turista Premium y aprovecha este espacio para reportar tus gastos de viaje con la App de Sarce Travel.

Publicado el

Aplicaciones del OCR

Sarce Travel

El software para gastos Sarce Travel lleva integrada la función de reconocimiento OCR o reconocimiento Óptico de Caracteres, de forma que ayude a agilizar el registro de los datos de los tickets y facturas en la nota de gastos.

OCR, acrónimo de Optical Character Recognition es un complemento de la gestión documental, que engloba diferentes técnicas para administrar el flujo de los documentos de cualquier empresa, incrementando su competitividad, la reducción de costes y facilitando su digitalización. Esto supone tanto un ahorro de espacio físico como una agilización en los procesos de búsqueda de los mismos, dando acceso a los departamentos y personas que lo demanden, a mantener los criterios de confidencialidad requeridos por cada documento.

El proceso de escaneo de documentos con tecnología OCR hace que tanto el proceso de archivo y el de búsqueda sean más eficaces, puesto que se encarga de extraer los datos establecidos como relevantes para que luego se puedan hacer búsquedas exitosas y más rápidas de los mismos, además de permitir la utilización de esta información extraída por otras aplicaciones.

Aplicado a Sarce Travel, con la captura (a través de la cámara de un smartphone) del justificante de cualquier gasto, se extraen directamente datos como el importe, la fecha o el CIF, pudiendo así, incluirlo en la nota de gastos del viajero. Además de suponer un ahorro de tiempo para el usuario que está de viaje, también lo es para los recursos de la organización, que pueden centrarse en otras funciones que mejoren su rendimiento y resultados.

La tecnología OCR también es aplicada, en otros ámbitos, a la recepción de mercancías, ya que con el escaneo del albarán se puede obtener directamente a un software, la actualización del stock (dedicando tan solo unos segundos a dicha acción) que de otra forma supondría la dedicación de mucho más tiempo de una persona identificando y recogiendo los datos del albarán.

En Sarce queremos simplificar al máximo todos los trámites de los viajeros de negocios relacionados con los gastos incurridos durante el mismo. A través de nuestro software para gastos Sarce Travel, que incluye la funcionalidad SmartExpense para la introducción ágil y fácil de los mismos, el registro de movimientos financieros relativos al viaje, la liquidación de los reembolsos de gastos, la automatización del registro en la contabilidad general y finalmente la conservación digital certificada por la Agencia Tributaria.

Publicado el

SII, una nueva forma de gestionar el IVA

Sarce Travel

Solo faltan unos meses para que el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) lanzado por la Agencia Tributaria entre en vigor. Será en junio de 2017 cuando comenzará a ser efectiva esta estrategia de modernización con la que se pretende agilizar la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, conocido popularmente como IVA. Hoy, desde TNSJ de Sarce, nos gustaría hacer un repaso por sus principales características y contarte lo útil que te resultará nuestro software cuando esté funcionando.

¿Qué es el SII?

El sistema de Suministro Inmediato de Información estará operativo dentro de la página web de la AEAT y permitirá a la Agencia conocer en tiempo real todas las transacciones comerciales en las que participen las empresas adscritas a este nuevo sistema. De esta forma, se podrán agilizar las devoluciones, proporcionar a los contribuyentes datos fiscales para su declaración y practicar las actuaciones de comprobación de manera más ágil.

El cambio que introduce este sistema consiste en la obligación de remitir los datos de las facturas que deben constar en los libros de registro de manera inmediata y siempre dentro de un plazo máximo de cuatro días hábiles desde que la factura haya sido emitida o recibida. De esta forma, los libros de registro de IVA se irán confeccionando de manera paulatina y ya dentro de la sede electrónica de la Agencia Tributaria de tal forma que, cuando llegue la hora de presentar este impuesto, se contará con toda la información digitalizada.

¿A quién afecta?

De momento, el nuevo sistema SII solo será obligatorio para un colectivo de 62.000 contribuyentes formado por grandes empresas, grupos de adscritos al Registro de Devolución Mensual y al Régimen especial del Grupo de Entidades. Para el resto de empresas y contribuyentes, el uso de este sistema de gestión será totalmente voluntario.

¿Qué cambios implica?

El sistema de SII implica que después de cada facturación, los contribuyentes deben enviar a la Agencia Tributaria, en un plazo de 4 días hábiles, el detalle de las facturas emitidas y recibidas (no las facturas en sí mismas). La información remitida deberá incluir los datos esenciales de una factura, es decir, fecha, NIF, importe, cuota deducible…

Igualmente, las empresas adscritas tendrán un plazo de diez días para realizar sus autoliquidaciones, lo que supondrá poder prescindir de los modelos 340 (libros de registro), 347 (operaciones con terceros) y 390 (resumen anual). Con esta información que la AET recibe de manera paulatina y en tiempo real, la liquidación del IVA será mucho más rápida y sencilla.

¿Qué papel juega TNSJ de Sarce en este nuevo sistema?

Para poder sacar el máximo provecho a este nuevo sistema de gestión del IVA será necesario disponer de un software de gestión de gastos avanzado como TNSJ de Sarce que, como sabes, es una suite web disponible para dispositivos móviles especializada en la gestión integral de gastos de viajes de trabajo. Concretamente, la gran aportación de TNSJ de Sarce en la nueva gestión del IVA será a partir de su módulo JExpenses, ya que este módulo permite, de manera automática, crear uno o más registros contables prescindiendo de tickets, facturas o notas de gastos físicas, que habrán sido sustituidas por una fotografía de las mismas certificada. Así tendrás toda la información lista y digitalizada para enviar a la AEAT dentro de los plazos establecidos por su nuevo sistema SII.

Y ahora que conoces cómo nuestra herramienta puede ayudarte en la nueva gestión del IVA, ¿necesitas más motivos para usarla? Ponte en contacto con nosotros y te explicaremos con más detalle cómo TNSJ de Sarce será tu gran aliada en la nueva liquidación de este impuesto.

Publicado el

El gasto de las empresas españolas en viajes corporativos

Sarce Travel

El último informe sobre viajes de negocio realizado por American Express Global Business Travel es motivo de celebración desde todos los puntos de vista. Para nosotros, como empresa especializada en la comercialización de un programa de gestión de gastos de viajes de trabajo, resulta muy positivo que las empresas españolas prevean aumentar en un 3,8% el gasto destinado a viajes corporativos pero al margen de este dato, existen otros indicadores que parecen dejar patente que algo está cambiando y para bien. Te contamos algunas conclusiones a continuación.

  • Más inversión

Tal y como encabezábamos este post, uno de los datos obtenidos en el barómetro de viajes de empresa de American Express Global Business Travel que más nos ha ilusionado es ese aumento del 3,8% en la inversión prevista para viajes de empresa, un aumento que sitúa a España por delante de otros países como Alemania, Francia o Italia, que estiman un incremento entre el 1% y el 2% en este tipo de gasto.

El estudio, en el que han participado 600 empresas procedentes de Francia, Alemania, Reino Unido, España, Italia, Bélgica, Países Bajos, Dinamarca, Suecia y Noruega, refleja una tendencia positiva a la alza en cuanto a previsión del gasto en viajes de negocio en toda Europa, lo que en última instancia nos lleva a pensar en una recuperación económica motivada por los planes de desarrollo y de internacionalización de las actividades de las compañías.

  • Percepción positiva

Otro de los datos positivos que ha arrojado este informe es que por primera vez, los gastos de empresa comienzan a ser vistos como una inversión y no como un gasto, un cambio de percepción que vuelve a reflejar una actitud mucho más emprendedora y optimista por parte del tejido empresarial europeo.

Aunque aún existe un 76% de empresas que ven este tipo de viajes como un “coste necesario”, el número de compañías que ven estas acciones como una “inversión necesaria” ha crecido en un 7%, lo que supone un 24% del total de empresas encuestadas. Como te decíamos, este cambio de mentalidad nos alegra enormemente al ser defensores de los grandes beneficios que aportan estos viajes para la expansión y optimización de las posibilidades comerciales de una empresa.

  • Control de gastos

Y ya para finalizar, este estudio ha dejado patente cómo más de la mitad de las empresas participantes coinciden en la necesidad de mejorar el control de los gastos de los viajes corporativos. Y para ello inciden en la importancia que tienen herramientas como TNSJ de Sarce, que permiten una mejor organización, gestión y control de todos los aspectos que rodean un viaje de trabajo.

Los diferentes módulos en los que se estructura TNSJ están orientados a conseguir justamente lo que reclaman las empresas: una optimización del capital, los recursos y el tiempo mediante una herramienta integral que permita abordar el proceso en su totalidad, automatizando el control de todas las fases, desde la primera aproximación hasta la autorización del viaje, siguiendo por la planificación y el desarrollo del mismo hasta llegar a la evaluación final de sus costes.

 

Publicado el

Innovadores objetos de uso cotidiano que ofrecen soluciones para quienes viajan por motivos de trabajo

Sarce Travel

Del mismo modo que la aplicación TNSJ facilita a empresas de cualquier tamaño gestionar con sencillez y de forma centralizada todos los costes relacionados con su inversión en viajes corporativos, existen cada vez más dispositivos que ofrecen soluciones de tremenda practicidad para este tipo de desplazamientos.

Os acercamos tres de ellos que, al igual que TNSJ, destacan por ser innovadores y estar basados en el uso de la tecnología para ahorrar  tiempo, costes…Y disgustos.

El primero de ellos es la tarjeta Stratos. Tiene el aspecto de una tarjeta de débito normal y corriente pero está diseñada para poder reemplazar a todas las tarjetas que una persona lleva habitualmente en su billetera.

Esto es posible porque la tarjeta cuenta con dos cintas en su reverso sobre las que podemos deslizar cualquier tarjeta de débito, crédito o de acceso provista de cinta magnética para integrar su información en una App. Una vez hecho esto, gracias a la citada aplicación podemos utilizar Stratos como cualquiera de ellas cada vez que realizamos un pago o accedemos a un recinto. Eso sí, el sistema no funciona para los procedimientos de pago sin contacto, los basados en tecnología RFID o NFC. El servicio se facilita vía suscripción anual.

Los creadores del sistema afirman que pagar con Stratos es más seguro que hacerlo con una tarjeta normal, ya que el número no se facilita en ningún establecimiento y en caso de robo o pérdida se puede bloquear su uso automáticamente desde la App a la que está asociada. En palabras de su creador, Thomas Olsen, Stratos viene a hacer con las tarjetas de banda magnética “lo mismo que el Ipod hizo en su momento con la colección de Cds”.

El segundo producto que  consideramos interesante para cualquier ejecutivo acostumbrado a viajar con asiduidad es la plataforma Apex. Sirve para colocar el ordenador portátil y su excelente diseño da solución a tres problemas. Facilita mantener una postura más ergonómica mientras se trabaja con el portátil; amplía el espacio disponible para colocar el ordenador en cualquier lugar junto con el smartphone y, finalmente, elimina los problemas de portabilidad al poderse plegar. Además, estéticamente mejora al 90% de los productos diseñados para colocar el ordenador fuera del lugar habitual de trabajo.

Finalmente, hay un tercer producto que nos ha llamado la atención por su multifuncionalidad, otra de las características por la que también destaca la plataforma TSNJ. En este caso hablamos de una cartera muy peculiar denominada Aviador, que incorpora varias tecnologías  que la hacen única y especialmente útil para quienes viajan con frecuencia. Aviador está equipada con un chip que permite conectar cartera y smartphone para poder utilizar ambos objetos con el fin de localizar cualquiera de ellos utilizando el otro en caso de pérdida.

Además, también dispone de un “botón de pánico” que monitoriza el lugar en el que está la cartera en caso de robo. A esto se suma que, gracias a su chip NFC, la cartera Aviador se puede utilizar para hacer pagos en establecimientos que dispongan de este sistema o como llave electrónica. Por si fuera poco, esta cartera nada convencional también está provista de una tarjeta con 8 GB de memoria.

En fin, cada vez más vemos que la tecnología acompaña al viajero ya sea profesional o doméstico, para facilitar y, sobre todo, mejorar la experiencia. El Customer Journey que ahora está tan de moda, pero aplicado a toda suerte de gadgets tecnológicos para disfrutar durante el viaje de sensaciones off y on line.

Publicado el

Consejos a la hora de alquilar un coche en tu business trip

Sarce Travel

Alquilar un coche está a la orden del día. Muchas empresas optan por esta alternativa cuando sus profesionales tienen que desplazarse por motivos de trabajo. En otras ocasiones, será ya en el lugar de destino donde alquilen un vehículo que permita a sus empleados moverse con independencia mientras se prolongue su estancia. En cualquier caso, estamos ante una práctica habitual pero que puede generar sorpresas desagradables cuando llega la hora de confeccionar el  informe de gastos del viaje a través de JExpenses, el módulo que TNSJ de Sarce que permite tener un registro y una visión global de los gastos derivados de un business travel de manera sencilla. Es este post nos gustaría compartir contigo una serie de consejos que debes tener en cuenta para que alquilar un coche durante un viaje de trabajo no se convierta en una pesadilla.

Reserva con antelación

El precio de alquiler de los vehículos tiende a subir cuanto menor es la antelación con la que se ha efectuado la reserva, especialmente si estamos en temporada alta. Reservando con antelación garantizarás la disponibilidad del vehículo a mejor precio. Además, las empresas de rent a car no suelen cobrar anticipos por efectuar reservas.

Comprueba la edad del conductor

Si son varios los trabajadores que van a realizar el viaje, es importante que la reserva del coche y el primer conductor que conste, sea una persona con cierta edad. No ocurre en todas las empresas de alquiler de coches, pero sí hay algunas que pueden cobrar recargos adicionales cuando se trata de un conductor joven (menor de 25 años). Algunas también pueden exigir que la persona que vaya a conducir el automóvil cuente con dos años de antigüedad al volante, aspecto que también debes tener en cuenta para no tener contratiempos a última hora o que te cobren un recargo sin contar con él.

Revisa el coche con lupa

A la hora de alquiler un coche para desplazarte durante un viaje de trabajo es habitual que la empresa te cobre una fianza que será reintegrada cuando devuelvas el vehículo, siempre y cuando no haya sufrido ningún desperfecto. Por eso es importante que observes en qué condiciones te hacen entrega del coche, y si ves alguna anomalía (rayones, golpes, manchas en la tapicería…), lo más aconsejable es que saques fotografías que demuestren el estado en el que recibiste el automóvil.

Comprueba el kilometraje contratado

Otra forma de evitar sustos posteriores en el informe de gastos del viaje es confirmar si el coche alquilado tiene algún tipo de límite de kilometraje y si es así, a cuánto asciende cada kilómetro de más recorrido. En función de lo que te explique la empresa arrendadora, podrás valorar si te interesa alquilar un coche con o sin límites de kilómetros y no te llevarás sorpresas a la hora de abonar el servicio.

Revisa el seguro

El tema del seguro que se incluye en el alquiler del vehículo merece un punto aparte. Lo más habitual es que las compañías de alquiler de coches cuenten con un seguro que incluya las coberturas más básicas (colisión y robo), de tal forma que cualquier otro incidente corre a cuenta de quien lo alquila. Por este motivo es tan importante revisar las coberturas que ofrece, los conductores que incluye, si tiene franquicia o no… y si el desplazamiento va a ser lejano o durante muchos días, barajar si merece la pena contratar un seguro que ofrezca mayores garantías.

Política de combustible

Y ya para finalizar, es fundamental tener claros ciertos aspectos de la contratación como la política de combustible de la empresa. Lo más habitual es que te entreguen el vehículo con el depósito lleno y tú tengas que devolverlo igual (si no se hace, la mayoría de las empresas cobran un recargo de más de 30€ por el servicio más el importe de la gasolina). En cualquier caso, no está de más que te asegures de este aspecto así como de los puntos y horas de entrega del coche. No serías la primera persona que tiene que pagar un recargo por devolverlo 30 minutos fuera del plazo contratado.

 

El módulo JExpenses de TNSJ Sacer resulta de gran utilidad para gestionar todos los gastos derivados de los desplazamientos de un viaje de trabajo. Además, cuenta con implementaciones especiales que te permiten comprobar, por ejemplo, la ruta del coche, los kilómetros recorridos o la gestión de pagos de carburante. ¿Quieres conocer más de estas funcionalidades? Llámanos sin compromiso.