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Los aeropuertos mejor valorados del mundo

Aunque todos los aeropuertos cuentan con una serie de elementos comunes y reconocibles, quienes utilizan el transporte aéreo de forma habitual saben que entre unas terminales y otras puede haber un mundo de diferencia. Si bien rara vez tenemos el lujo de escoger a qué aeropuerto queremos volar, nunca está de más conocer cuáles son aquellos que nos pueden ofrecer una experiencia más grata si toca esperar un vuelo o realizar una escala prolongada. Como empresa volcada en el software de gestión de viajes, nosotros también conocemos el tipo de experiencias que buscan nuestros clientes y por eso hoy te ofrecemos un repaso a algunos de los aeropuertos más valorados en el mundo. Sigue leyendo Los aeropuertos mejor valorados del mundo

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El cumplimiento del nuevo RGPD con Sarce Travel

En el desarrollo de nuestro software de gestión de viajes no nos es ajeno el hecho de que las empresas deben hacer frente a constantes novedades legales y cambios de normativas que afectan a su actividad. La protección de datos es uno de los apartados más susceptibles a este tipo de cambios. En este sentido, tras la dificultosa adaptación en los últimos años a los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos y su posterior desarrollo, llega un nuevo y exigente reto con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos, un texto aprobado por la Unión Europea en 2016 con un plazo de transición a las nuevas normas que finaliza este mayo.

Se trata de un nuevo marco vinculante a nivel comunitario que persigue la unificación de reglas entre los Estados miembros y la toma en consideración de los nuevos desafíos que plantea la sociedad digital, con la intención declarada de proporcionar un mayor control al ciudadano sobre el uso y difusión de sus datos personales. Lógicamente, un software de gestión de viajes cuyas prestaciones implican múltiples aspectos relacionados con los datos privados de diversas personas debe estar preparado para cumplir con los nuevos requisitos establecidos.

Desde Sarce Travel nos hemos ocupado de introducir las herramientas idóneas para facilitar a nuestros clientes la revisión de sus prácticas de tratamiento y protección de datos. Facilitamos la clasificación de los distintos datos almacenados para la toma de medidas de seguridad y también prevemos el establecimiento de diferentes niveles de acceso a diferentes ámbitos de información.
De esta manera, Sarce Travel ofrece las prestaciones óptimas para garantizar una adecuada gestión de los datos personales de acuerdo con las especificidades de su organización.

Cabe añadir que nuestra apuesta en materia de seguridad y privacidad incluye la criptografía en todas las comunicaciones y la posibilidad de que el cliente defina sus políticas de contraseñas. Si contamos con la confianza de empresas de diversos ámbitos es también por nuestra seriedad a la hora de garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes sin que ello suponga un menoscabo de las prestaciones que los clientes requieren de nuestro software. La dimensión internacional de nuestro negocio, que cuenta con una consolidada presencia tanto en España como en Italia, contribuye a nuestro buen hacer a la hora de responder a las exigencias de normas supranacionales como el RGPD.

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Qué hacer para que los gastos de un viaje no se descontrolen

nota de gastos certificada

Que algunas compañías estén atravesando aún una situación económica complicada consecuencia de la crisis no quiere decir que tengan que renunciar a los viajes de empresa. La cuestión es hacer una gestión adecuada de los mismos y llevar un control de los gastos echando mano de nuestras propuestas, por ejemplo, para emitir una nota de gastos certificada por cada uno de los gastos generados durante el viaje.

 

Además de los habituales, algunos de los gastos extras que pueden surgir durante los viajes de negocios son por ejemplo los relativos al parking o los servicios extras en los aviones. En este contexto, ¿qué hacer para que los gastos de un viaje no se descontrolen? En Sarce Travel te recordamos que, además de usar nuestro software para la gestión del Travel&Expense, hay otras cosas que podemos hacer. Por ejemplo, para poder calcular los costes, hemos de analizarlos previamente al viaje, pero también durante y después del mismo. Está claro que, a la hora de proceder a la justificación de gastos, utilizar medios de pago que permitan acceder a registros como las tarjetas de crédito siempre facilita las cosas.

Un sistema práctico e intuitivo

Es innegable que cada vez es mayor la internacionalización de las empresas y, en consecuencia, más frecuentes los viajes de negocios. La movilidad, tanto dentro como fuera de la Unión Europea, es una parte esencial de la vida laboral de las personas hoy en día. Hacer acopio de un ingente volumen de tickets y facturas no es para nada práctico. Además, pueden aparecer problemas de contabilidad si en el viaje se cambia de divisa. Algo que lógicamente también hay que evitar. De hecho, nuestro sistema incluye la opción multidivisa para que los tickets y facturas en otra moneda se conviertan al euro al momento.

Nuestro software es práctico e intuitivo y permite automatizar el proceso llevando un control del gasto en tiempo real, con o sin conectividad (un problema frecuente en los viajes). Además, gracias a que nuestro software lleva geolocalización, las compañías podrán saber dónde se están generando los gastos para poder gestionarlos adecuadamente.

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Qué es la tecnología OCR y cómo puede beneficiarte con Sarce Travel

Para que las funcionalidades de nuestro software continúen satisfaciendo los requisitos de las compañías más exigentes a la hora de gestionar sus viajes de empresa, nos encontramos con la necesidad de incorporar las tecnologías digitales que repercuten en una mayor agilidad y comodidad a la hora de completar los distintos procesos administrativos. En este sentido, la introducción de la nota de gastos es sin duda uno de los pasos más importantes de cara a la correcta justificación y reembolso de los gastos que hayan realizado los empleados desplazados.

Contar con Sarce Travel permite disfrutar de una máxima facilidad para registrar los gastos en los que se incurra durante un viaje gracias a que hemos implementado lo que se conoce como tecnología OCR, por sus siglas en inglés: optical character recognition, o reconocimiento óptico de caracteres. Se trata del método por el cual es posible procesar un documento físico y conseguir su digitalización automática, pudiendo registrar en el sistema parte o toda la información contenida en el documento sin necesidad de introducirla manualmente. El software identifica el texto impreso y lo transcribe al sistema digital.

Introducción de gastos desde el móvil con la tecnología OCR

En nuestro caso, hemos integrado en todas las versiones de Sarce Travel la opción de llevar a cabo la introducción de justificantes directamente desde un dispositivo móvil. Es posible tomar una imagen con la cámara de cualquier tíquet u otro documento acreditativo de pago e introducirla directamente entre los gastos de viaje, sin necesidad de esperar.

De esta manera, mediante la implementación del OCR ofrecemos la oportunidad de agilizar el control de los desembolsos, justificándolos sobre la marcha, y la elaboración de la nota de gastos, con ventajas como la prevención de pérdidas o degradación de documentos. Asimismo, se trata de una mejora que repercute sobre la productividad, al ahorrar el tiempo que se dedicaba a introducir manualmente los datos necesarios e incluso prevenir los posibles errores humanos.

No dejamos de permanecer atentos a las nuevas funcionalidades que puedan aportar ventajas operativas a nuestros clientes, para los que cualquier mejora de tiempo y seguridad puede marcar la diferencia positivamente.

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Nociones protocolarias en comidas de negocios

software de gestión de viajes

Entre los diversos gastos que es posible contabilizar con comodidad a través de nuestro software de gestión de viajes, no hay duda de que los asociados a las comidas se encuentran entre los más relevantes y habituales. Sentarse a la mesa es una ocasión ideal para establecer contactos, acercar posiciones e incluso cerrar tratos, pero las comidas de negocios pueden entrañar asimismo una notable carga de responsabilidad y exigencia, en particular en aquellos sectores o esferas en las que las formas siguen siéndolo todo. ¿Cuáles son algunas indicaciones de protocolo básico a tener en cuenta en cualquier comida de trabajo con un cierto carácter formal?

Vestimenta

Debe adecuarse a los códigos que se contemplen dentro de tu ámbito de trabajo, pero también puede variar según el carácter del local escogido. En cualquier caso, ante la duda, siempre es mejor pasarse de elegante que lo contrario.

Puntualidad

No por menos obvia es menos digna de mención. De hecho, cuando ejerzas de anfitrión, es una buena idea asegurarse de llegar con cierta antelación de cara a cerrar cualquier posible fleco con el establecimiento y dar la mejor recepción posible a tus invitados a su llegada. Según algunos expertos, siete minutos es la cifra ‘mágica’ para no llegar tampoco antes de que la mesa pueda estar lista.

¿Qué comer?

Se suele aconsejar evitar comidas demasiado pesadas y, sobre todo, aquellas que se presten a producir manchas o acciones incómodas. En cuanto a la bebida, en caso de duda, siempre es una buena idea dejar que tome la iniciativa la otra parte y pedir lo mismo que ella.

La conversación

¿Cuándo conviene introducir los temas de trabajo en la conversación? Si bien la norma básica es guiarse por el sentido común y dejar que la conversación fluya, se suele recomendar esperar si es posible a después de terminar el plato principal.

Pago

Aunque es una cuestión abierta a acuerdo previo, lo más habitual es que la cuenta la abone quien ejerce de anfitrión o quien ha tomado la iniciativa de proponer el encuentro. Recuerda que nuestro software de gestión de viajes te ofrece unas grandes facilidades para procesar el pago en el sistema interno.

Esperamos que estas pequeñas indicaciones te hayan resultado de utilidad, y no dejes de consultar el post anterior que dedicamos en el blog de Sarce Travel a la selección del restaurante ideal para una comida de negocios.

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Próximas novedades en la experiencia de vuelo de negocios 

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El sector del business travel debe responder a una constante demanda de mejoras en operatividad y prestaciones, tanto por parte de los profesionales que viajan habitualmente por trabajo como desde las propias empresas. Por ello, se trata de un ámbito especialmente sensible a los cambios e innovaciones, algo para lo que debemos estar prevenidos en el desarrollo de nuestro software de gestión de viajes. Si en posts anteriores hablábamos sobre todo de las tendencias en el sector hotelero, hoy vamos a interesarnos por las medidas que están introduciendo las aerolíneas y los aeropuertos, que repercutirán sobre la experiencia de los pasajeros en vuelo de negocios.

Aeropuertos inteligentes: la mejora de la experiencia en las terminales aeroportuarias vendrá determinada por servicios como la predicción de tiempos de espera y desplazamiento para el viajero en cada paso necesario para el acceso a su vuelo, sin olvidar el aumento de las opciones de ocio disponibles.

Potenciación de los servicios de Wi-Fi a bordo: hace tiempo que es una asignatura pendiente la mejora de las velocidades disponibles para conectarse a la red, y las principales aerolíneas ya se han puesto manos a la obra para ofrecer una conexión equiparable a las domésticas. Seguirá siendo una política común el cobro de este servicio, pero no se prevén grandes subidas de las tarifas.

Más confort en el avión: siguiendo una tendencia marcada por las aerolíneas asiáticas, se apuesta más y más por introducir comodidades adicionales en clase business, con más espacio y mejores condiciones de descanso para cada pasajero.

Robótica: cada vez va más en serio la implementación de máquinas inteligentes preparadas para aumentar la eficiencia de distintos procesos en los aeropuertos, desde la asistencia personalizada al viajero hasta la propia gestión de tarjetas de embarque.

Un mercado más competitivo: nuevas compañías se están adentrando en los vuelos transatlánticos, abriendo posibilidades tanto en lo que respecta a las rutas disponibles como al rango tarifario, lo que obliga a los operadores más tradicionales a no dormirse en los laureles. Es un ejemplo de la creciente competencia en el sector, que puede tener repercusiones positivas para el viajero en cuanto a costes y flexibilidad.

La innovación no se detiene y seguro que empezarás a experimentar algunas de estas ventajas en tus próximos desplazamientos por aire. Mientras, en Sarce Travel nos encargamos de mantenernos al día de las nuevas prestaciones a tener en cuenta para que el software de gestión de viajes te siga resultando tan ágil y completo como siempre.

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La prevención de los riesgos de viaje con Sarce Travel

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No hay duda de que la prevención de problemas debe ser una prioridad a la hora de desplazar a empleados a cualquier destino en representación de una compañía. Una situación como un viaje presenta diversos tipos de riesgos, desde aquellos que pueden afectar a la seguridad hasta otros tal vez de carácter menos grave pero que pueden producir molestias, desajustes e incluso traducirse en pérdidas económicas. En el desarrollo de nuestro software de gestión de viajes hemos pensado en todos los aspectos relevantes para el cliente, y por eso también incorporamos funcionalidades que contribuyen a prevenir las distintas posibles incidencias desde nuestra parcela de actividad.

– Geolocalización: la opción de monitorear los movimientos que realicen los distintos miembros de la plantilla desplazados tiene distintas aplicaciones, entre las cuales se encuentra la posibilidad de detectar alguna anomalía respecto a las rutas previstas.

– Gestión de pasaportes y visados: los problemas con la documentación de viaje son tan cliché como desgraciadamente frecuentes. La integración de estos apartados en la interfaz de nuestro software ayuda a evitar imprevistos.

– Áreas de riesgo: hemos previsto dentro de Sarce Travel una función para comunicarse con las instituciones pertinentes en caso de organizar viajes a zonas con riesgos notables de carácter social, sanitario o geo-ambiental.

– Gestión de seguros de viaje: por supuesto, si hablamos de prevenir las complicaciones para los trabajadores y los potenciales perjuicios de carácter económico que puede ocasionar un imprevisto en medio de un viaje, contar con un seguro resulta imprescindible, tal y como hemos analizado anteriormente en nuestro blog. Sarce Travel también incorpora funcionalidades relacionadas con la verificación y gestión de los seguros de viaje para hacer más sencilla su integración en la operativa de la empresa.

No dejes de explorar en detalle las prestaciones de nuestro software de gestión de viajes para comprobar todos los apartados en los que Sarce Travel puede ayudar a la prevención de varios tipos de problemas en el transcurso del viaje e incluso a agilizar la solución a las posibles incidencias desde el punto de vista administrativo.

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Deja atrás el papel con Sarce Travel

nota de gastos

Las ventajas de nuestro software de gestión de viajes se ven reflejadas en diversos aspectos operativos para las empresas que los utilizan. Entre ellas se encuentra la esperable agilización de los procesos administrativos relativos a esta parcela, como la introducción de la nota de gastos, pero implementar nuestro software tiene otras repercusiones positivas en las que muchas veces no se repara. Una de ellas es la contribución que hacemos a la reducción del uso de papel, una tendencia imparable y que a su vez es deseable por múltiples motivos.

¿En qué aspectos influye Sarce Travel a la hora de deshacerse del papel en el seno de tu organización? Un buen ejemplo son las funcionalidades de nuestra herramienta en lo que concierne a la gestión de la nota de gastos. Al abarcar posibilidades como la introducción telemática mediante fotografía con un dispositivo inteligente, gracias a la tecnología de lectura óptica OCR, se puede certificar y almacenar directamente el justificante en la nube, en un proceso de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, terminando la necesidad de preservar el documento físico.

De igual manera, la conexión directa del software a los sistemas de pagos electrónicos y extractos de tarjetas permite evitar toda necesidad de documentos físicos que acrediten las transacciones realizadas. En sentido más amplio, Sarce Travel se integra con diversos servicios externos relacionados con la gestión de los viajes, como por ejemplo las self booking tools, evitando así también la producción innecesaria de documentación en papel que podía surgir de los procesos de reservas.

Reducir el uso de papel es una forma de ahorro para cualquier empresa, a la vez que un agradecido granito de arena cuando se trata de impulsar una actividad más sostenible, con un menor impacto ambiental. Se trata además de un paso que disminuye las complicaciones en materia de gestión documental, evitando duplicidades, pérdidas de documentos, digitalizaciones redundantes y acumulación de espacio físico.

Aquí tienes otro beneficio del uso de Sarce Travel para cualquier empresa de los más diversos sectores. Pero huelga decir que cuando te resulte imprescindible extraer cualquier tipo de datos registrados y tenerlos en papel, con nuestro software también lo tendrás realmente fácil para hacerlo.

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¿Cómo afecta el Brexit a los viajes de negocios?

software para gastos

Una de las claves por las que software para gastos y gestión de viajes de empresa responde a las exigencias del cliente es porque cuenta con la versatilidad y la actualización necesarias para adaptarse a las nuevas necesidades que van surgiendo en este ámbito. En ese sentido, en Sarce Travel no somos ajenos a los grandes cambios globales que modifican el panorama en el sector.

La salida del Reino Unido de la Unión Europea, cuya compleción está prevista para el 29 de marzo de 2019, no solo supondrá uno de los sucesos geopolíticos más relevantes en mucho tiempo, sino que sus efectos ya están comenzando a notarse. Aunque los términos del acuerdo de separación y de las posteriores relaciones entre ambas partes aún no están claros, podemos empezar a desgranar algunas de las consecuencias que se calcula que tendrá el conocido como ‘Brexit’.

 

  • Efecto incertidumbre: aunque aún es pronto para sacar conclusiones, las empresas europeas ya tienen muy en cuenta los previsibles cambios en las libertades comerciales y de movimiento a la hora de calcular la expansión de sus actividades. Cabe reseñar que se prevén mayores restricciones no solo para el negocio, sino también para el acceso y el confort de las personas físicas que visiten el país: la pérdida de ventajas para el ciudadano europeo como la entrada sin necesidad de visado o el derecho a asistencia sanitaria pueden convertirse en un problema.

 

  • Potenciación de otros nexos de negocios europeos: los grandes polos económicos del continente han iniciado la carrera por atraer toda la inversión que se pueda trasladar desde Londres como consecuencia del nuevo escenario, así como las sedes de organismos. París o Frankfurt son algunas de las urbes que ya están aumentando su perfil.

 

  • Reducción de costes para el visitante: aunque con altibajos, la tendencia clara en el cambio de divisas desde el referéndum de junio de 2016 ha sido la depreciación de la libra respecto al euro, lo cual hace que los servicios en el país anglosajón resulten más asequibles para los visitantes de España y el resto de la zona euro.

 

  • Encarecimiento de vuelos: por el contrario, se especula con que la potencial desvinculación del espacio aéreo comunitario conllevaría un aumento de los viajes en avión entre el continente y el territorio británico; en particular, debido al aumento de tarifas y aranceles.

 

  • Disminución del volumen de viajeros británicos: la contrapartida de los dos puntos anteriores sería un sector privado del Reino Unido más cerrado sobre sí mismo, espoleado por el aumento de hacer negocios en países de la UE. Por otra parte, la pérdida de ventajas comerciales en Europa puede impulsar la mirada hacia los mercados emergentes.

 

Sean cuales sean los planes futuros de tu organización para hacer negocios en el Reino Unido, puedes tener la certeza de que el software de gastos que desarrollamos en Sarce Travel seguirá estando listo para facilitarte todas las tareas de organización y gestión interna.

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Aprovecha la flexibilidad de las Self Booking Tools con Sarce Travel

software de gestión de viajes

Una de las tendencias más relevantes de los últimos años en el ámbito de los viajes de trabajo ha sido la expansión del uso de las Self Booking Tools (SBT), o herramientas de autorreserva, con las cuales es compatible nuestro software de gestión de viajes. Se trata de los sistemas que permiten consultar opciones y formalizar reservas de forma directa a través de una aplicación informática, sin depender de la atención de un agente, aunque en muchas ocasiones se siga trabajando con una agencia. Si hace apenas cuatro años se calculaba que cerca de un 30% de las empresas españolas gestionaban sus viajes mediante SBT, hoy la proporción ya supera el 60%. En ello tiene mucho que ver que estas herramientas generan un ahorro de hasta un 25% sobre los servicios de viajes contratados el primer año.

Como no podía ser de otra forma, Sarce Travel está diseñado en su versión Enterprise para integrarse a la perfección con el uso de las SBT. Nos amoldamos a las tecnologías que emplean las empresas, de manera que nuestro software siempre les aporte facilidades a la hora de registrar cualquier movimiento. De esta manera, puedes conectar con Sarce las reservas que realices mediante el travel office corporativo o las plataformas automáticas habilitadas por las agencias de viajes.

Las Self Booking Tools han sido aclamadas por la oportunidad que ofrecen para que las organizaciones ahorren tiempos y costes en la reserva de sus viajes, en particular cuando se trata de destinos recurrentes, para los cuales se pueden aprovechar funcionalidades de automatización. Asimismo, estas herramientas permiten un control más directo sobre la oferta completa de alternativas entre las que escoger. Diversos estudios concluyen que esto se traduce a su vez en la elección de opciones más económicas por parte de los responsables, en comparación con las reservas que se efectúan con intermediación.

Empleando nuestro software de gestión de viajes, añadirás una ventaja adicional al administrar todos los datos relativos a estos viajes de forma más sencilla y exhaustiva, en conexión directa con el sistema de SBT. No dejes de consultarnos acerca de todas aquellas prestaciones que te puedan interesar a la hora de dinamizar la operativa de tu empresa en torno a los desplazamientos de trabajo.