I dipendenti e il viaggio di lavoro: 5 articoli per saperne di più sui costi di trasferta (Puntata 1)

La trasferta di lavoro è un soggetto attivo nelle aziende di tutte le dimensioni: al giorno d’oggi lo spostamento geografico è una concreta realtà in un mercato altamente competitivo in cui lo scambio produce valore aggiunto e opportunità di business (pensiamo ai fenomeni della delocalizzazione produttiva e della globalizzazione). Letteralmente la trasferta corrisponde al “mutamento del luogo della prestazione rispetto a quello indicato nella lettera di assunzione e nella comunicazione obbligatoria di assunzione”. A fronte di questo tipo di prestazione lavorativa al dipendente vengono rimborsate le spese o/e elargita la cosiddetta indennità di trasferta: tale “controprestazione” ha un regime contributivo e fiscale molto particolare, spesso normato contrattualmente. Ma andiamo per gradi.

Che cos’è una Trasferta

Una “missione” o “trasferta” di lavoro consiste in una attività che il collaboratore è chiamato a svolgere fuori della propria sede di lavoro. Il presupposto primo è  che esista un luogo fisico ove il dipendente si deve recare per svolgere la propria attività: normalmente la sede di lavoro è indicata nella lettera di assunzione o fissata da successive comunicazioni dell’azienda al collaboratore. In secondo luogo il dipendente deve essere  incaricato di svolgere l’attività all’esterno della sede di lavoro. E terzo punto è la temporaneità: la durata di una singola trasferta ha un inizio e un termine temporale.

Quando il lavoratore è in “Trasferta”

In diversi casi la prestazione dei collaboratori è necessariamente svolta fuori dalla sede di lavoro ed è praticamente implicita nella qualifica contrattuale. Per loro, in modi diversi, ricorrono i meccanismi amministrativi della trasferta quali, ad esempio: il rimborso delle spese di vitto e di alloggio; i buoni pasto e i buoni benzina; il rimborso dei km percorsi con l’auto propria; indennità di varia natura; ed altro. Possiamo quindi affermare che tutte le aziende, salvo rare eccezioni, hanno personale che viene mandato in trasferta. Tuttavia le problematiche relative alla gestione delle trasferte sono diverse da azienda ad azienda e condizionate dal numero delle persone e la frequenza con la quale queste viaggiano; generalmente questo condiziona la quantità di lavoro necessario per espletare tutte le pratiche amministrative quali calcolo e liquidazione delle spese sostenute per la trasferta dal lavoratore.

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Le due componenti della trasferta: il viaggio ed il soggiorno

La distinzione delle due componenti della trasferta è fondamentale sia per gli aspetti organizzativi, economici e per i risvolti fiscali. Organizzare un viaggio può risultare complesso soprattutto quando si ricorre a mezzi di trasporto come l’aereo: limitatezza dei voli per e da determinate destinazioni, obbligano a prenotazioni con largo anticipo e costi in caso di cancellazione; voli multi tratta con attese più o meno lunghe in aeroporto;  vincoli di date e orari; rischi  di ritardi a causa del maltempo; costi elevati. Queste le principali cause che possono mettere in difficoltà anche i professionisti del travel management quali le agenzie. Molto impegnativa può essere, in altre realtà, anche la gestione di un parco auto in pool, ovvero auto che vengono assegnate di volta in volta al personale che si reca in trasferta. Naturalmente richiede generalmente uno sforzo organizzativo più limitato il viaggio con il treno, con l’auto privata o con i mezzi pubblici locali per le trasferte nel proprio territorio. L’organizzazione del soggiorno risulta essere  meno onerosa. La disponibilità degli hotel  per l’alloggio è generalmente buona perché le località più comuni e trafficate sono attrezzate per sostenere picchi di affluenza eccezionali che si verificano solo in occasione di determinati eventi o periodi definiti. L’altro elemento essenziale legato al soggiorno, il vitto, non richiede generalmente alcuna organizzazione ed il collaboratore vi provvede direttamente. I costi di viaggio elencati sono la componente “variabile”  del costo di una trasferta. Un lavoratore di Milano che si sposta a Bologna e quindi a Cagliari spenderà somme ben diverse per il trasferimento nelle due località mentre risulteranno confrontabili le spese giornaliere per il vitto e l’alloggio.

Aspetti fiscali

Le norme fiscali  che fanno riferimento alle spese di trasferta, regolano l’ammissibilità delle spese stesse per la determinazione del reddito imponibile d’impresa: non il reddito reale conseguito ma quello sul quale l’impresa deve pagare le imposte.  In altre parole le norme indicano quali di queste spese, ed in che misura, sono considerate costi per l’impresa e quindi ammesse in detrazione dei ricavi. Naturalmente ogni paese ha proprie norme fiscali ma tutti, in linea di massima, trattano separatamente le spese di viaggio da quelle di soggiorno. In linea di massima le spese di viaggio sono “deducibili” per intero se dimostrabili con la documentazione richiesta dalla normativa stessa. Le spese di soggiorno invece saranno detraibili entro determinati limiti. In Italia per esempio sono ammissibili nella misura di circa 180€/gg per le trasferte nazionali e circa 260€/gg per le trasferte all’estero. Qui è utile anticipare un ulteriore elemento che il fisco, ci riferiamo ora a quello italiano, prende in considerazione nel valutare l’ammissibilità delle spese di trasferta per la determinazione del reddito d’impresa. La causale della trasferta. Una trasferta sostenuta per un’ attività produttiva è riconosciuta diversamente da una trasferta di rappresentanza. Concludiamo con un’ ulteriore problematica di natura fiscale: l ’IVA o imposta sul valore aggiunto. Il prezzo dei beni e servizi acquistati dall’impresa generalmente è gravato da questa imposta che però lo Stato rimborsa se il contribuente produce la documentazione richiesta (fatture e registri sui quali devono essere trascritte). Ciò vale anche per i beni e servizi connessi con le trasferte e quindi fatture degli hotel dei ristoranti ecc.

Secondo quanto appena detto si potrebbe immaginare che le spese di trasferta possano essere riconducibili a quelle sostenute per i mezzi di trasporto più il vitto (colazione, pranzo, cena) e l’alloggio. Tuttavia è utile osservare che esistono altre spese, generalmente marginali sotto il profilo economico, ma che possono provocare elevati costi di personale qualora esistano delle regole aziendali e se ne desideri controllare la corretta applicazione. Ecco le più comuni:

  • Il telefono e le comunicazioni via internet consumate in hotel
  • I parcheggi
  • Il frigo bar sempre dell’hotel
  • Le lavanderie quando la trasferta non è di breve durate
  • Caffè e aperitivi
  • Mance

Riconoscendo al collaboratore, per il periodo della trasferta, piccole somme giornaliere a forfait a copertura di queste spese si hanno costi certi; evitando il controllo l’utente ne evita la registrazione.

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