Conservazione digitale delle note spese: il viaggio di lavoro diventa “paperless”

Negli ultimi anni il tema della conservazione digitale note spese è diventato un plus importante per ogni software di gestione travel expense e rappresenta il minimo obiettivo da raggiungere per cercare di avvicinarsi all’eliminazione totale della carta dagli uffici.

Il business travel è notoriamente un settore la cui gestione produce un buon numero di “scartoffie”: le note spese aziendali sono di carta e gli allegati sono scontrini, ricevute, fogli, insomma… carta.

Conservazione digitale

In base alla nostra esperienza, la gestione delle note spese non è sempre al centro dei pensieri delle aziende, che spesso non conoscono i costi diretti e indiretti del business travel. Adottare un software di gestione delle note spese non serve però solo a tenere sotto controllo le spese ma anche a ridurre il consumo cartaceo negli uffici amministrativi, del personale ecc.

Come? Utilizzando e abbracciando l’idea da cui siamo partiti: l’obiettivo della “conservazione digitale”.

Questa deve essere svolta da organi competenti affinché possa rispettare le normative vigenti; per questo è necessario scegliere un software di gestione note spese che abbia integrazioni con i migliori player del settore. Il software gestione note spese elabora un file contenente le immagini delle note spese (e dei suoi allegati) già predisposto per essere acquisito dai sistemi di conservazione digitale a norma: il modo migliore per l’azienda di disfarsi delle note spese cartacee e degli scontrini e ricevute ad esse allegate.

Sarce Travel elabora un file contente tutte le informazioni necessarie al conservatore per approvare i documenti. Il flusso dei dati può essere gestito da Sarce in outsourcing o installato direttamente sul server del cliente; una volta installato e, dove necessario, personalizzato il worklflow relativo alla conservazione digitale, il cliente avrà a disposizione uno strumento efficace per ridurre in maniera tangibile sprechi di carta e alleggerire il lavoro degli uffici amministrativi.

La conservazione digitale fa bene al personale e al portafoglio dell’azienda: generando un risparmio di tempo di oltre il 50% su tutti i processi di gestione del viaggio di lavoro Sarce Travel è una web application tra le più innovative e performanti del settore.

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