Non perdere tempo grazie al giusto software note spese

Sono sempre di più le aziende attente alle proprie spese – dirette e indirette – per i viaggi d’affari. Le spese dirette sono legate soprattutto agli acquisti, mentre le seconde si possono scomporre in varie categorie relative ai singoli processi di gestione delle trasferte: pianificazione del viaggio, prenotazione, anticipi contanti, fatturazione e rimborso spese.

Si tratta appunto di quelle attività che in gergo vengono definite di T&E. Affidare ad un software di gestione trasferte e note spese questi processi farà risparmiare tempo prezioso ai vostri dipendenti.

Ma quanto? Vediamolo in dettaglio:

Viaggio di lavoro

C’è una stretta relazione tra travel policy, processi e sistemi aziendali per ottenere saving consistenti. Infatti la policy di riferimento può incentivare l’uso di certi processi o strumenti, come ad esempio quelli di self-booking online o l’uso di carte di credito aziendali che riducano il tempo impiegato dai dipendenti per svolgere certi compiti. A loro volta specifici sistemi organizzativi adottati dall’azienda (come i software di trasferte e note spese), spesso automatizzati, possono essere usati per completare i processi richiesti in maniera efficace, monitorando anche l’osservanza della travel policy.

La travel policy è anche lo strumento per cui i ruoli del processo di viaggio di lavoro vengono definiti all’interno dell’azienda: chi può approvare le trasferte? Chi può approvare le richieste dei viaggiatori? La velocità nell’autorizzare le trasferte è importante: un dipendente può procedere con le proprie attività senza dover attendere conferme burocratiche da parte degli uffici dedicati. Grazie ad una soluzione come Sarce Travel per le autorizzazioni alle trasferte basta un clic, la vostra azienda risparmierà il 60% di tempo in questo processo e i avrete recuperato risorse in termini di effort del personale. Stesso discorso e stesso risparmio per le prenotazioni degli hotel o dei servizi di viaggio, l’ufficio viaggi interno o l’agenzia cui vi affidate da sempre saranno molto più rapidi nel confermare le prenotazioni evitando ritardi e rallentamenti su attività core come i viaggi di lavoro.

La nostra esperienza e le ricerche sui nostri progetti ci permettono di affermare che una soluzione di travel & expense è in grado di fare risparmiare il 40% di tempo per la richiesta di anticipi e servizi viaggio (voli, treno, hotel ecc.) e il 70% sull’erogazione e la registrazione in contabilità degli stessi.

Nota spese

Automaticità e Immediatezza sono parole chiave della nostra società e un software che si rispetti non può non seguire questa strada: import automatico delle spese da carta di credito, note spese più veloci e cattura degli scontrini da smartphone per la conservazione digitale. Queste e altre funzioni possono far risparmiare ai dipendenti oltre il 70% di tempo da dedicare alla registrazione delle spese di trasferta. 

Il processo di business travel management coinvolge però molte aree aziendali, quanto tempo può risparmiare l’amministrazione attraverso un software di gestione note spese? Il 100%. Liquidazione delle spese, calcolo di IVA detraibile, registrazione spese in contabilità generale sono tutte attività che potranno essere svolte senza impiego di tempo da parte del personale.

Ripartendo dalla travel policy: in essa vengono definiti anche i massimali da imporre sulle spese che il personale viaggiante può effettuare fuori dalla propria sede. In questo senso il controllo delle spese può essere un compito gravoso e impegnativo per gli uffici amministrativi e contabili. Adottare in azienda un software di gestione note spese è la soluzione per velocizzare il processo di check sui massimali risparmiando il 90% di tempo, ovvero in maniera quasi automatica.

L’investimento per una soluzione di gestione trasferte e note spese in che misura viene recuperato con il suo utilizzo? Qual è il ROI? Abbiamo visto che sulle spese indirette il risparmio in termini di tempo è fondamentale, ma come dice un vecchio detto “Il tempo è denaro”.

Inizia a recuperarlo con le nostre soluzioni.

Questo sito utilizza i cookie maggiori informazioni

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi