5 motivi per NON gestire le note spese con Excel

L’uso di software dedicati alla gestione delle note spese continua a crescere e per una buona ragione. Fogli di lavoro, pivot e tabelle sono strumenti fantastici per analisi dei dati semplici ma non sono sicuramente adatti alla gestione di processi critici come l’expense management. I pericoli che si nascondono nell’utilizzo di Excel sono tanti e possono avere un impatto devastante sul vostro business.

Questo articolo ci dice le ragioni per cui “fare come si è sempre fatto” è un rischio nell’era digitale.

Sicurezza dei dati

Le funzioni di self storage, backup e protezione sono essenziali per l’analisi dei dati. I tuoi fogli elettronici sono sicuri? In molte aziende vi si può accedere tramite mail non criptate e password poco complesse, non garantendo così la minima protezione dei dati.

Maggiore rischio di errore

L’input manuale è il peggior nemico della corretta analisi dei dati. Immaginiamo un commerciale che deve  inserire manualmente decine di scontrini, spese e importi all’interno della sua nota spese: quanto è alta la percentuale di errore? Elevatissima. Questo comporterà errori in Amministrazione, nell’ufficio del personale e ritardi nella liquidazione dei rimborsi delle spese.

Colli di bottiglia e tempo perso

Compilare le note spese è un adempimento necessario, ma non sempre viene fatto con piacere. Inserire i dati manualmente è un procedimento ripetitivo, noioso e lungo da eseguire. Come già detto, possono esserci errori e ritardi nei rimborsi ma è possibile che si creino anche perdite ingenti di tempo in ogni reparto che si dedica alla gestione delle note spese. Potrebbe sembrare un problema superficiale ma non è così, qualunque siano le dimensioni della azienda coinvolta.

Carta, carta ovunque

Il metodo classico di gestione delle note spese implica che esse siano compilate e stampate, inondando gli uffici di carta e scontrini. La conservazione digitale è da tempo una realtà e esistono sul mercato software capaci di ridurre la quantità di carta da conservare nei tuoi archivi.

Mobile? Questo sconosciuto

Approvare da mobile le spese dei viaggiatori, inserire automaticamente le voci di spesa e scan automatico degli scontrini. Queste operazioni sono scomode da eseguire utilizzando Excel da desktop, ma impossibili da fare da mobile senza l’adozione di un software specifico per l’expense management.

Le migliori soluzioni per la gestione del spese di viaggio sono in grado di acquisire l’immagine degli scontrini e inserirle in nota spese attraverso lo Smartphone. Le spese possono essere approvate e sono da subito disponibili per report e analisi. Installare un processo di questo tipo è il modo migliore per ridurre il margine di errore risparmiando tempo e risorse da dedicare all’expense management. Utilizzare una soluzione che sia in grado di gestire in autonomia gli import delle spese da scontrini o estratti conto delle carte di credito significa aumentare il controllo sugli errori e diminuire drasticamente la loro comparsa.

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